VA-Import

​Mit Hilfe dieser Funktion können Sie Ihre Veranstalterabrechnung sehr schnell verbuchen, wenn Sie sich für die Lieferung der Abrechnungen angemeldet haben. Sind Versicherungsbeträge in der Veranstalterabrechnung enthalten, so werden diese auf das unter <Administration/Buchhaltung/VA-Import Einstellungen> definierte Versicherungskonto automatisch verbucht; eine getrennte Verbuchung derartige Beträge ist nicht notwendig. 

Bitte beachten: 

• Der Inhalt des VA-Imports kommt ausschließlich vom Veranstalter. 
• Es wird eine Steuerdifferenz zwischen der schriftlichen Abrechnung und der des VA-Importes von bis zu 0,02€ akzeptiert. 
• Bis auf den Import der TUI (wenn über VERS ausgestellt wird) werden bei den Versicherungen die Folgeprovisionen automatisch richtig verbucht. 
• Wird nach dem Importieren einer Abrechnung das Zahlkonto in den VA-Import-Einstellungen geändert, so wirkt sich das auf die bereits importieren Belege nicht aus. Bei der Bearbeitung der Abrechnung kann man jedoch das neue Zahlkonto in der Maske unmittelbar vor der Schlussverbuchung auf das gewünschte Konto ändern.
  
  zur Kontrolle vor dem Klick auf „in den Stapel“ wichtig: 
• bei Agentur-Inkasso: alle Vorzeichen der Beträge müssen gleich sein, Storno alles mit Minus-Zeichen 
• bei Direkt-Inkasso:     nur der letzte Wert hat ein Minus-Zeichen
  
  
  VA-Import mit einer stornierten Buchung zu einer bestehenden Reise: 
• Ihr Kunde hat umgebucht. Der Veranstalter schickt nun im VA-Import die Stornozeile für die stornierte Reise und die Prov.-Zeile für die neue Reise. Leider läuft beides unter der gleichen Vorgangsnummer.
  Weist man eine Buchung beim Import einer Reise zu, ändert ARGUS die Zuweisung der anderen Buchungszeilen, ebenfalls auf diese Reise.
  Beim VA-Import wurde deshalb folgende Abfrage dazu eingefügt:
  
  

Ferner sind für die User, die die VA-Abrechnung durchführen, folgende Zahlarten unter <Administration/Buchhaltung/Zahlarten> freizuschalten:
(die Konten finden Sie unter <Administration/Buchhaltung/Einstellungen>): 

• Sammelzahlung Veranstalter 
• Sammelzahlung Kunde 

Bevor Sie erstmals in Ihrem Schmetterling ARGUS den VA-Import nutzen, müssen entsprechende Voreinstellungen je VA-Gruppe definiert werden. Ansonsten ist keine Verarbeitung der Daten möglich.

Bitte nehmen Sie die Einstellungen unter Administration/Buchhaltung/VA-Import Zahlungseinstellungen vor:

Importgruppe:

In der Auswahl Importgruppe stehen nur die VA zur Verfügung bei denen bereits eine Abrechnung im System für den Import bereitsteht.

Zahlungskonto:

Definieren Sie hier das Konto auf, welches die Gesamtsumme der Zahlungen laufen soll. Arbeiten Sie mit dem Import der Kontoauszüge (MT940) empfehlen wir hier ein entsprechendes Verrechnungskonto.

Konto Versicherung:

Auf das hier definierte Konto werden beim Import der VA-Abrechnungen die entsprechenden Provisionen gebucht, welche Sie für den Verkauf von Versicherungsleistungen erhalten.

Zahlungsdatum:

Hier haben Sie die Möglichkeit zwischen „Freies Datum“, Beleg- oder Tagesdatum zu wählen. Dieses Datum wird dann automatisch im Dialog der abschließenden Sammelzahlung gesetzt. Eine Änderung ist während des Imports im Sammelzahlungsdialog auch änderbar.

Nach der oben erwähnten Hinterlegung der Grundeinstellungen, können Sie über den Menüpunkt Buchhaltung/VA-Import die zu importierenden Abrechnungen einsehen. 

Die Punkte an der rechten Seite zeigen den aktuellen Zustand der jeweiligen Abrechnungsdatei: 

Abrechnung öffnen

Sobald die Abrechnung geöffnet wird, erfolgt automatisch die Prüfung ob auch alle abrechnungsrelevanten Vorgänge vollständig und korrekt in Ihrem Schmetterling ARGUS erfasst sind.  Ist dies der Fall werden die entsprechenden Zeilen Grün markiert:

Haben Sie mehrere Agenturen, dann können Sie die Gewünschte oben bei „Agentur-Nr.“ auswählen; es werden dann nur die Buchungen zur gewählten Agentur angezeigt. 

Ist der Vorgang zwar vorhanden, weicht aber bei mindestens einem der Parameter (Reisepreis, Inkasso, Abreisedatum) von den Daten in der Abrechnung ab, wird die Abrechnungsposition gelb markiert. Die gefundenen Abweichungen werden Ihnen angezeigt, wenn sie mit der Maus über den jetzt unterstrichenen VA gehen. 

Konnte keinerlei Zuordnung zu einem im System vorhandenen Vorgang erfolgen, wird die Abrechnungsposition rot markiert. Im optimalen Zustand sind alle Positionen grün markiert und die untenstehenden Summen der Abrechnung stimmen mit denen Ihres Beleges überein. Die Punkte an der rechten Seite zeigen Ihnen den aktuellen Zustand des Vorgangs in der Leistungsträgerabrechnung: 
 

Somit können Sie erkennen, was bei dem betreffenden Vorgang in der Leistungsträgerabrechnung bereits geschehen ist. 

In der oben rechts angezeigten Legende sehen Sie die Bedeutung der einzelnen Farben: 
 

Um einen Vorgang zuzuordnen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Zeile und dann auf Buchung zuweisen: 

Buchung zuweisen 

Gibt es mehrere Zeilen, die die gleiche Veranstalter-Buchungsnummer haben (auch rot markiert sind). Sie können hier entscheiden, ob die Buchungszuordnung für alle Positionen mit der gleichen Veranstalter-Buchungsnummer vorgenommen werden soll; wenn ja, klicken Sie auf OK. 

In der anschließend geöffneten Suchmaske suchen Sie den betreffenden Vorgang und klicken dann dort auf Speichern. Die Zeile im VA-Import wird dann automatisch Grün markiert. 
 

Befindet sich in der Abrechnung des Veranstalters eine vorgangsunabhängige Buchung, so klicken Sie mit der linken Maustaste auf diese Zeile und es öffnet sich darunter dieses kleine Menü: 

Klickt Sie auf +VA-Unabhängige Buchung, so öffnet sich eine kleine Maske, in der Sie dann den entsprechenden Betrag und das betreffende Konto eintragen und mit Speichern bestätigen. 

Ist in der VA-Abrechnung eine Buchung eines WKZ (Werbekostenzuschuss) enthalten, so wird diese Buchungszeile Rot unterlegt dargestellt. Markieren Sie diese mit der linken Maustaste, so öffnet sich ein Untermenü mit „+ VA-Unabhängige Buchung“. Klicken Sie hierauf, können Sie die Daten eingeben. 
 

WICHTIG: 

Enthält die VA-Abrechnung Folgeprovisionen (z.B. für eine Jahresversicherung), so setzen Sie in der Maske der Leistungsträgerabrechnung den Positionspreis auf 0€ und verbuchen nur den Folgeprovisionsbetrag. Damit bleibt der Vorgang insgesamt als vollständig bearbeitet, er behält seinen grünen Punkt. 

Um die Positionen dann so in die Buchhaltung zu übernehmen, markieren Sie die Positionen (für gelb und grün hinterlegte möglich) und klicken auf den Button Zum Stapel. 

Den Ladezustand der Abrechnung wird mit einem Laufbalken angezeigt: 

Bitte beachten: Warten Sie bitte bis der Ladestatus mit 100% angezeigt wird

Tipp: 
Sind es sehr viele Buchungen zum Verarbeiten, können Sie zur Bobachtung der Systemaktivitäten auf den Reiter „Verbuchung LT-Abrechnung“ umschalten. Dort sehen Sie das Hochzählen der bearbeiteten Buchungen:
 

Sind alle Buchungen bearbeitet, so erhalten Sie dann eine Anzeige wie diese: 

Der Stapel ist vollständig geladen sobald die Anzahl „Bearbeitete Abrechnungen“ mit der Anzahl bei Sammelzahlung übereinstimmt (hier die Zahl 3). Sie haben auch hier nochmal die Möglichkeit, die in der Abrechnung enthaltenen Werte mit dem Originalbeleg des Veranstalters zu vergleichen. Im unteren Maskenbereich sehen Sie die Angabe der zu verbuchende Summe. 
 

Wenn alle Werte mit der Abrechnung des Veranstalters übereinstimmen, klicken Sie wie auch in der Stapelbearbeitung der Leistungsträgerabrechnung auf Alles buchen. Im nun folgenden Dialog „Zahlungserfassung – Sammelzahlung“ legen Sie wie gewohnt noch fest, zu welchem Datum die Erlöse gebucht werden sollen. Anschließend verbuchen Sie die Abrechnung über den Button Verbuchen. 

Wurde bei dem Versuch, zu verbuchen, ein Fehler festgestellt, so wird dies auf folgende Art dargestellt: 

Mit „Teilverbuchung“ werden die fehlerfreien Positionen verbucht. Bei „Nochmal bearbeiten“ wird die Maske mit dem Stapel der zu verbuchenden Positionen (mit den roten Punkten an der rechten Seite) angezeigt. Sobald Sie mit der Maus auf einen der roten Punkte zeigen, erhalten Sie eine Info, was der Fehler ist und können den Fehler beheben. Zur Behebung gehen Sie so vor: 

1. Fehlermeldung notieren und Hinweisfenster schließen 
2. auf Session löschen klicken 
3. alle zu verarbeitenden Buchungssätze in der VA-Abrechnung erneut markieren
4. In den Stapel und warten, bis alle Buchungen im Stapel sind
5. mit STRG+F ein Suchfenster öffnen und den betroffenen Vorgang suchen lassen 
   • die Zeile mit dem gefundenen Vorgang wird markiert
   • notieren Sie sich den Zahlbetrag; dieser darf sich durch die nachfolgende notwendige Korrektur nicht verändern
6. Provisionszeile mit der linken Maustaste markieren und mit Bearbeiten die Beträge nach oben bringen
7. den Provisionsbetrag so verändern, dass der Steuerbetrag auch rechnerisch wieder stimmt; der Belastungsbetrag darf sich aber dabei nicht verändern! Die Korrektur des Steuerbetrages geschieht somit zu Lasten des Provisionsbetrages
8. im Feld Zahlbetrag muss der notierte Betrag stehen, dann In den Stapel anklicken
   
9. der gesamte angegebene Zahlbetrag hat sich somit zur Avise nicht verändert
10. Alles buchen anklicken und die noch nötigen Daten zur Verbuchung eingeben 
     

Reise anlegen
Hiermit wird eine neue Reise mit den entsprechenden Daten aus dem VA-Import angelegt.

Löschen
Hiermit löschen Sie den Buchungssatz aus dem VA-Import. 

Einstellungen 
Hier besteht die Möglichkeit, die Grundeinstellungen für die jeweilige Importgruppe für diese Abrechnung zu überschreiben. Nehmen Sie hier keine Einstellungen vor, gelten die hinterlegten Grundeinstellungen für die jeweilige Veranstaltergruppe.

Belegnummer überschreiben 
Grundsätzlich werden, die in der Abrechnungsdatei enthaltenden Belegnummern 1:1 übernommen. Manche Veranstalter übermitteln uns hier aber z.B. 00000000 (wird unter anderem von ALL, SLR, BIG, PHX übermittelt). Hier haben Sie die Möglichkeit die Belegnummer anhand der Ihnen vorliegenden Papier- bzw. PDF-Abrechnung für den jeweiligen Import zu überschreiben; tragen Sie dazu in der Maske die entsprechenden Daten ein. Nach Klick auf Übernehmen können Sie weiteren Daten eingeben:  

Nach Klick auf Speichern wird die neue(n) Belegnummer(n) nach Aktualisierung der VA-Import-Maske angezeigt.

Belegdatum überschreiben 
Grundsätzlich werden, die in der Abrechnungsdatei enthaltenen Belegdatumsangaben 1:1 übernommen. Manche Veranstalter übermitteln uns hier aber auch mal ein anderes Datum, als in der Abrechnung selbst steht. Hier haben Sie die Möglichkeit, das Belegdatum anhand der Ihnen vorliegenden Papier- bzw. PDF-Abrechnung für den jeweiligen Import zu überschreiben; tragen Sie dazu in der Maske die entsprechenden Daten ein. Nach Klick auf Übernehmen können Sie weiteren Daten eingeben: 

ach Klick auf Speichern wird Definition übernommen. Dieses Datum wird dann in der Maske der Verbuchung des Stapels verwendet. 
 

Ausblenden 
Haben Sie eine Abrechnung schon über einen anderen Weg verarbeitet (z.B.  manuell) können Sie die entsprechende Abrechnung hier ausblenden. 
 

Gebuchte Zeilen anzeigen
Es werden die gebuchten Zeilen aus dem VA-Import angezeigt: 

Die Anzeige ist in den Bereich Rechnungen und Zahlungen aufgeteilt; in jede von ihnen können Sie entsprechend den angegebenen Feldern verschiedene Suchen durchgeführt werden. 

Sobald Sie eine Zeile markiert haben, stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: 

• Einzelbearbeitung 
• Reise öffnen 
• T-Konto 
• Direkte Bearbeitung 
• Bearbeitung zurücksetzen

Journal
Journal-Anzeige des Imports.

Sobald die Abrechnung geöffnet wird, erfolgt automatisch die Prüfung ob auch alle abrechnungs-relevanten Vorgänge vollständig und korrekt in Ihrem Schmetterling ARGUS erfasst sind.  Ist dies der Fall werden die entsprechenden Zeilen grün markiert. 

Ist der Vorgang zwar vorhanden, weicht aber bei mindestens einem der Parameter (Reisepreis, Inkasso, Abreisedatum) von den Daten in der Abrechnung ab, wird die Abrechnungsposition gelb markiert. Die gefundenen Abweichungen werden Ihnen angezeigt, wenn sie mit der Maus über den jetzt unterstrichenen VA gehen: 

Konnte keinerlei Zuordnung zu einem im System vorhandenen Vorgang erfolgen, wird die Abrechnungsposition rot markiert.  

Im optimalen Zustand sind alle Positionen grün markiert und die untenstehenden Summen der Abrechnung stimmen mit denen Ihres Beleges überein: 

Um die Positionen dann so in die Buchhaltung zu übernehmen, markieren Sie die Positionen (für gelb und grün hinterlegte möglich) und klicken auf den Button „Zum Stapel“. 

Der Stapel ist vollständig geladen sobald die Anzahl „Bearbeitete Abrechnungen“ mit der Anzahl bei Sammelzahlung übereinstimmt. 

Damit Sie eine BSP-Abrechnung in ARGUS durchführen können, ist es notwendig, die BSP-Abrechnung in PDF-Form von IATA sich selbst zu besorgen. Die PDF-Datei wird unter <Buchhaltung/Uploader> in das System hochgeladen (die Freischaltung dazu erhalten Sie vom ARGUS-Support). 

Wie bei allen anderen VA-Importen ist auch für die BSP-Abrechnung eine Einstellung unter <Administration/Buchhaltung/VA-Einstellungen> notwendig. 

Bei der Datenübertragung mit Ticketnummern stehen diese in der Vorgangsnummer. BSP prüft daher immer zuerst das Vorgangsnummernfeld. Wenn ARGUS dort nichts findet, prüft es zusätzlich noch das Ticketdatenmenü auf Vorgangsebene, um zumindest zu erkennen, ob der Vorgang / das Ticket vorhanden ist. Bei der Datenübertragung mit Filekey ist die Vorgangsnummer =Filekey; die Benutzung der BSP-Abrechnung geht dann entsprechend auf Basis der Filekeys. 

Die BSP-Abrechnung ist Vorgangsbasierend. Es erfolgt eine Prüfung ob Ticketnummer als Vorgang vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall erfolgt eine zusätzliche Prüfung über die Ticketdaten. Ist das Ticket nirgends zu finden, dann wird es rot unterlegt dargestellt.  

Zur Vorbereitung für das Hochladen einer IATA-Datei gehen Sie so vor: 

1. Besorgen Sie sich die IATA-Abrechnungsdatei (wird evtl. in gepackter Form geliefert), sie z.B. so aus: 
   
   
2. Öffnen Sie die gepackte Datei und entpacken die Datei DE_FCAGBILLDET_…pdf (Aufbau des Dateinamens <DE_FCAGBILLDET_><IATA-NUMMER>_<ABRECHNUNGSNUMMER>.PDF )

3. Mit Klick auf Hochladen wird die Datei dann hochgeladen. 

Über den VA-Import können Sie dann bei den zur Verfügung stehenden Veranstaltern BSP auswählen: 

Die weitere Vorgehensweise entspricht dem der anderen Veranstalter. 

Aus der BSP-Abrechnung wird als Leistungstext in die Maske der Leistungsträgerabrechnung die Ticketnummer übernommen: