Neues im ARGUS-HandbuchIn diesem Bereich finden Sie eine Auflistung, was es im ARGUS-Handbuch Neues gibt. Thema Beschreibung KI-Pilot(11.05.2026) Mit dem KI-Piloten ist ARGUS in der Lage, alle angelegten Kunden im Kundenstamm automatisch zu analysieren und auf Basis...
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FAQ
Wo finde ich den URANIA Administrationsbereich?
Der URANIA Administrationsbereich ist auf der Schmetterling Plattform zu finden unter Informationen -> URANIA IBE Admin oder nach Start von NEO/XENA über das Zahnrad auf der linken Seite.
Was finde ich im URANIA Administrationsbereich?
Im URANIA Administrationsbereich sehen Sie, welche Buchungen über die URANIA aufgelaufen sind. Dort können Sie auch Voreinstellungen zur URANIA treffen. Diese werden direkt auf die Website ausgespielt.
Nachfolgend eine kleine Übersicht der möglichen Vorstellungen:
- Voreinstellung des Abflughafen, Reisezeitraum, Reisedauer
- Voreinstellung verschiedener vorgefertigter Fabsets
- Voreinstellung der Buchungsbenachrichtigung
- Voreinstellung der verfügbaren Veranstalter für den Kunden
Werden die Buchungen in der URANIA direkt beim Veranstalter gebucht?
Der Kunde gibt beim Abschluss einer Buchung über die Maske auf Ihrer Website nur eine Buchungsanfrage bei Ihnen auf. Diese muss von Ihnen via CRS zu einer Festbuchung oder Option gemacht werden.
Wie werde ich über Buchungen informiert?
Schließt der Kunde eine Buchung ab, ist Ihre Büro E-Mail-Adresse im CC der Buchungsbestätigung, die der Kunde erhält, mit enthalten.
Warum kann ich die URANIA nicht in einem eigenen Tab öffnen?
Die URANIA Buchungsmaske hat nicht die rechtlichen Voraussetzungen zur Nutzung durch endkunden in einem eigenständigen Browserfenster. Deshalb muss die IBE immer auf Ihrer Webseite mit einem HTML iFrame eingebunden werden, da erst durch die Einbindung die rechtlichen Informationen der Website gelten.
Ist die Nutzung der URANIA für mich (tatsächlich) kostenlos?
Dies hängt von der URANIA Lizenz ab, die Sie im Technikpaket inkludiert oder zusätzlich bestellt haben. Die URANIA gibt es in folgenden Lizenzarten mit folgenden Merkmalen:
URANIA Callcenter Lizenz:
Die URANIA Callcenter Lizenz ist im Technikpaket mit inkludiert. Kunden können über Ihre Website buchen. Sie müssen sich über die Abwicklung keine Sorgen machen. Dies übernimmt Schmetterling in Ihrem Namen. Sie erhalten ohne Aufwand die aktuell gültige Zubucherprovision abzüglich einer Bearbeitungsgebühr von 12,50 €. Sollte die Provision darunterliegen wird die Bearbeitungsgebühr nicht berechnet.
URANIA eigene Lizenz Lite:
Die URANIA eigene Lizenz Lite ist im Technikpaket mit inkludiert und hauptsächlich bei RTK/TTS und Alpha Kooperationspartner angelegt. Bucht ein Kunde über die Website werden Sie über die Buchungsanfrage informiert und müssen die Buchung in Ihrem Reservierungssystem einbuchen. Buchungsentgelte fallen hier nicht an.
URANIA eigene Lizenz :
In der URANIA eigenen Lizenz haben Sie eine Vielzahl von Individualisierungsmöglichkeiten.
Die URANIA eigene Lizenz muss zusätzlich zum Technikpaket bestellt werden. Dies bedeutet eine monatliche Gebühr und ein Buchungsentgelt von 0,75% vom Buchungsumsatz auf erfolgte Buchungen. Die Abwicklung der Buchung erfolgt wie in der URANIA eigenen Lizenz Lite.
Sind in der URANIA die gleichen Angebote wie in der Amadeus Leisure IBE enthalten?
Die URANIA und die Amadeus Leisure IBE greifen auf zwei unterschiedliche Angebotspools zu. Deshalb ist es nicht möglich, die beiden Buchungsmaschinen direkt zu vergleichen. Die URANIA bezieht die Angebote aus dem gleichen Angebotspool wie XENA.
Kann ich die Angebote/Destinationen auf der Startmaske ändern?
Die Angebote/Destinationen auf der Startmaske der URANIA lassen sich in der URANIA eigenen Lizenz ändern und durch eigene Angebote ersetzten.
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1. Allgemein
1.1. Wie kann ich den ARGUS-Support erreichen?
Tel.: 09197 / 62 82 724
E-Mail: argus-support@schmetterling.de
1.2. Wo lege ich ein E-Mailkonto im ARGUS an?
Im Menü <Meine Daten/Firma/E-Mail-Konto> können Sie über + Neuen E-Mail-Account anlegen ein neues E-Mail-Konto anlegen.
1.3. Wo kann ich meine E-Mailsignaturen einrichten?
Eine oder mehrere E-Mail-Signaturen können Sie unter <Administration/Texte> E-Mail-Signaturen anlegen. Sie können auch zur Verwendung in verschiedenen E-Mails eine allgemeine Standardsignatur anlegen (zentral pflegen und an verschiedenen Stellen verwenden).
1.4. Was mache ich bei „Unerwarteter Wechsel der Firma“?
Sobald diese Meldung kommt, bereinigen Sie bitte Ihren verwendeten Browser und starten Ihre Datenbank neu.
1.5. Wo und wie hinterlege ich mein Briefpapier, in welchem Format und wie richte ich es ein?
Ein Briefpapier kann zur Verwendung in Ihrem ARGUS z.B. zur Erstellung von Rechnungen, usw. unter <Administration/Druck/Briefpapier> als PDF hochgeladen werden.
Beim Hochladen können Sie die Randparameter eingeben oder nach dem Hochladen über Markierung des Briefpapiers mit der linken Maustaste ->Bearbeiten einstellen.
1.6. Kann ich automatisch aus ARGUS E-Mails zu Reisen oder zu Geburtstagen verschicken?
Wenn Sie automatisiert E-Mails zu Reisen oder Geburtstagen verschicken wollen, so nutzen Sie den Mailmaster. Die Einrichtung und Aktivierung finden Sie unter <Administration/Mailmaster>
1.7. Wie erstelle ich einen Termin?
Einen Termin können Sie im ARGUS auf folgende Weise erstellen:
- Im Kunden über den Menüpunkt Termine & Notizen.
- In einer Reise über den Menüpunkt Termine & Notizen.
- Über die App Aktuelle Termine auf der Startseite.
- Für Standardtermine über< Administration/Einstellungen/Standardtermine>.
1.8. Auf meiner Startseite sind die Apps kaputt, was tun?
Wenn die Apps auf Ihrer Startseite z.T. oder gar nicht mehr angezeigt werden, so klicken Sie mit der linken Maustaste auf der Startseite irgendwo und aktivieren im kleinen Menü „Standard wiederherstellen“. Daraufhin wird die Standard-Startseite angezeigt und sie können diese dann nach Ihren Wünschen wieder einstellen.
1.9. Was muss ich bei der Anlage eines neuen Users beachten?
Bei der Anlage eines neuen Users ist folgendes zu tun:
- Unter <Administration/Firma/Benutzerverwaltung> den neuen User anlegen.
- Nach der Anlage aktivieren oder deaktivieren Sie bei dem neuen User nach Klick mit der linken Maustaste die Benutzerrechte. Dort können Sie die einzelnen Menüpunkte entsprechend zuordnen.
- Damit der neue User in einer Reise auch Kundenzahlungen erfassen kann, ordnen Sie ihm unter <Administration/Buchhaltung/Zahlarten> und falls nötig unter <Administration/Buchhaltung/Vordef. Buchungen>.
1.10. Wie und wo schalte ich Menüpunkte für einen User frei?
Um die verschiedenen Menüpunkte im ARGUS einem User freizuschalten bzw. zu deaktivieren gehen Sie zu <Administration/Firma/Benutzerverwaltung> bei dem User zu dessen Benutzerrechte.
1.11. Wo lege ich Textbausteine an?
Im ARGUS können Sie an verschiedenen Stellen Texte verwenden. Unter <Administration/Texte> ->Textbausteine legen Sie diese fest.
1.12. Wie verwende ich die Platzhalter in den Editoren (E-Mailtexte, Textbausteine, …)?
Um die Platzhalter, die in den Text-/E-Mail-Editoren im unteren Bereich verwenden zu können, klicken Sie zunächst im Textbereich an die gewünschte Stelle mit der linken Maustaste und platzieren so den Cursor. Klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf den gewünschten Platzhalter. Dieser wird dann an die zuvor markierte Cursorposition eingefügt.
1.13. Wie aktiviere ich einen neuen Veranstalter?
Die Aktivierung eines Veranstalters finden Sie unter <Meine Daten/Veranstalter/Sortiment>.
1.14. Wo verwalte ich meine Veranstalter?
Die Verwaltung der Veranstalter finden Sie unter <Meine Daten/Veranstalter/Sortiment>.
2. Kunden
2.1. Wie lege ich einen Kunden an?
Ein Kunde wird im ARGUS auf folgende Arten angelegt:
- Durch die Importierung einer Buchung aus der Importliste.
- Durch die manuelle Anlage über <Kunden/Kunde anlegen>.
2.2. Kann ich aus der Importliste auch Kunden automatisch anlegen?
Durch die Importierung einer Buchung aus der Importliste wird der Reiseanmelder und alle Reiseteilnehmer automatisch angelegt.
2.3. Wie kann ich einen Kunden aus dem Newsletter herausnehmen?
Wenn ein Kunde an einem Newsletter nicht mehr teilnehmen will, so setzen Sie bei dem Kunden im Bereich Kontaktdatenbei bei der E-Mail-Adresse (über den Bleistift gelangen Sie in die Bearbeitung) den Punkt bei „Newsletter Abmeldung (Opt-out)“.
2.4. Wo kann ich Kunden zu bestimmten Anlässen zusammenstellen?
Um eine Kundenliste zu verschiedenen Anlässen wie z.B. Weihnachtsgrüße zusammen zu stellen, nutzen Sie <Reporting/Kundenselektion>.
2.5. Wie bekomme ich Kontakte zu einem Kunden angelegt?
Im Kundenstamm können Sie diese über den Menüpunkt Kontakte anlegen.
2.6. Wie bereinige ich Kundendubletten?
Um Kundendubletten zu bereinigen, nutzen Sie <Reporting/Dublettenliste>.
2.7. Wie erstelle ich eine Kundenselektion?
Um eine Kundenselektion zu erstellen, nutzen Sie <Reporting/Kundenselektion>.
2.8. Wie schicke ich eine E-Mail an meinen Kunden?
Sie können aus dem Kundenstamm über E-Mail im Bereich Übersicht eine E-Mail schicken. Geht auch über das Druckcenter einer Reise oder über die Serien-E-Mail bei <Reporting/Kundenliste>.
2.9. Wie erstelle ich einen Serienbrief oder eine Serien-E-Mail?
Über <Reporting/Kundenliste> suchen Sie sich zunächst die gewünschten Kunden zusammen und erstellen dann darüber den Serienbrief oder die Serien-E-Mail.
2.10. Wie lege ich für einen Kunden einen Gutschein an?
Legen Sie für den Kunden eine Reise mit dem Veranstalter Gutschein und der Leistungsart Gutschein an.
3. Reise
3.1. Wie füge ich einen Reiseteilnehmer hinzu?
Einen Teilnehmer fügen Sie in einer Reise über den Menüpunkt Teilnehmer zu.
3.2. Was mache ich, wenn ein Reiseteilnehmer nicht angezeigt wird?
Falls ein Teilnehmer in der Teilnehmerliste nicht angezeigt wird, klicken Sie in der Reise auf das + bei dem Menü Teilnehmer. Löschen Sie in der Teilnehmerliste den betreffenden Namen heraus, klicken auf Übernehmen und fügen den Teilnehmer neu zu.
3.3. Warum kann ich einen Reiseanmelder nicht ändern?
Sobald in einer Reise eine Kundenzahlung, ein Eintrag im Druckcenter vorhanden ist oder die Leistungsträgerabrechnung bearbeitet wurde, kann der Reiseanmelder nicht mehr geändert werden.
3.4. Wie ändere ich den Reiseanmelder?
Zeigen Sie mit der Maus auf den Namen des Reiseanmelders. In angezeigten Menü klicken Sie auf Reiseanmelder ändern.
3.5. Wie storniere ich einen Vorgang?
Unterhalb des letzten Vorgangs befindet sich der Button Storno.
3.6. Wie verteile ich den Vorgangspreis auf die Reiseteilnehmer auf?
Die Zuordnung machen Sie über die Preisdetails eines Vorgangs in der Spalte Teilnehmerzuordnung.
3.7. Wie kann ich die Inkassoart in einem Vorgang umstellen?
In der Vorgangsübersicht einer Reise zeigen Sie mit der Maus in der Spalte Ink. auf die angezeigte Inkassoart. Über den Bleistift und der geöffneten Inkassoart-Liste klicken Sie auf die gewünschte Position. Wurde allerdings bereits die Leistungsträgerabrechnung durchgeführt, muss zunächst der gesamte Provisionsbereich storniert und verbucht werden; erst dann können Sie nach der Reiseaktualisierung die Inkassoart ändern.
3.8. Ich muss die Bezahlung zu einem Vorgang aufteilen; wie geht das?
Um die Bezahlung eines Vorgangs in D- / A-Inkasso aufzuteilen, muss zunächst der Vorgang kopiert, die Inkassoart angepasst und dann die Beträge der Preiszeilen angepasst werden.
3.9. Wie geht das mit der digitalen Unterschrift?
Im Druckcenter legen Sie zunächst das Dokument über Dokument ablegen in das Druckcenter. Im Druckcenter können Sie dann dieses oder auch weitere Dokumente mit Link per E-Mail oder Digitale Signatur aktivieren.
3.10. Wo werden die Serviceentgelte verwaltet und wie nutze ich diese in einer Reise?
Die Serviceentgelte werden unter <Administration/Buchhaltung/Serviceentgelte> verwaltet. In den Preisdetails eines Vorgangs können Diese dann mit +Zuschlag verwendet werden.
3.11. Wie erstelle ich eine Reiseliste?
Über <Reporting/Reiseliste> können Sie mit verschiedenen Kriterien eine Reiseliste erstellen.
3.12. Wie lade ich einen Anhang in einer Reise hoch?
Im Bereich der Vorgänge, Spalte Aktionen, können Sie Anhänge hochladen. Sie können auch per Drag&Drop aus Outlook einen Anhang zu einem Vorgang oder zur gesamten Reise hinzufügen.
3.13. Wie kann ich die Reisebetreuerdaten auf der Rechnung ausweisen?
Im Druckcenter über die Dokumenteneigenschaften können Sie den Namen des Reiseberaters/in und die Bearbeiterkontaktdaten hinzufügen. Eine grundsätzlichr Voreinstellung können Sie über <Administration/Druck/Dokumenteneigenschaften> festlegen.
3.14. Ich kann keine Kundenzahlung in einer Reise erfassen, was muss ich tun?
Ihr Vorgesetzte(r) kann Ihnen das Recht für die gewünschte Zahlart einrichten.
3.15. Kann ich eine Musterreise anlegen?
Sie können im ARGUS für wiederkehrenden Reisen über <Administration/Schnellverkauf> bzw. <Administration/Vorgangsdepot> Musterreisen mit und ohne Depot anlegen.
3.16. Wie lege ich ein Reisedepot an und wie benutze ich dieses?
Über <Administration/Vorgangsdepot> legen Sie zunächst ein Depot an. Bei der manuellen Reiseanlage über <Reisen/Reisen anlegen> können Sie unterhalb der Vorgänge aus den vorhandenen Depots auswählen.
3.17. Wie kann ich eine Reise kopieren?
In der Reise, Bereich Übersicht, finden Sie den Button Kopieren.
3.18. Wie storniere ich einen einzelnen Reiseteilnehmer?
In den Preisdetails des betreffenden Vorgangs legen Sie mit +Preis eine neue Preiszeile an, tragen mit Minus den zu stornieren Betrag ein und ordnen in der Teilnehmerzuordnung den betreffenden Teilnehmer zu. In einer weiteren Preiszeile tragen Sie -falls nötig- den Stornobetrag ein und ordnen ebenfalls den Teilnehmer zu.
3.19. Wo trage ich in einer Reise Serviceentgelte ein?
Ein Serviceentgelt wird in den Preisdetails eines Vorgangs eingetragen.
3.20. Wie trage ich es in der Reise ein, dass ich meinem Kunden einen Rabatt gewähre?
In den Preisdetails eines jeden Vorgangs können Sie über +Abschlag einen Rabatt eintragen.
4. Buchhaltung
4.1. Wie übertrage ich meine Kontensalden ins neue Geschäftsjahr?
Den Übertrag erledigen Sie <Buchhaltung/Abschluss/Vorläufiger Saldenvortrag>.
4.2. Was mache ich, wenn meine Konten im neuen Geschäftsjahr mit 0 EUR beginnen?
Tragen Sie über <Buchhaltung/Abschluss/Vorläufiger Saldenvortrag> Ihre Salden ins neue Geschäftsjahr vor.
4.3. Wie mache ich den Jahresabschluss und was muss ich dabei beachten?
Unter <Buchhaltung/Abschluss/Jahresabschluss> starten Sie den Jahresabschluss. Vor dem Jahresabschluss sollte folgendes unbedingt geprüft werden:
1. Zahlungen
1.1. Sind alle Kundenzahlungen erfasst?
1.2. Stimmt der Bank-Saldo?
1.3. Stimmt das Kassen-Saldo?
1.4. Sind alle Zahlungskontrollen bearbeitet?
2. Veranstalterabrechnung (Leistungsträgerabrechnung)
2.1. Alle “Offenen Rechnungen”, “Offenen Zahlungen”, “Teilrechnungen VA” und “Teilzahlungen VA” prüfen
2.2. Alle Positionen müssen Grün sein.
2.3. Alle Entwürfe prüfen
2.4. Bei nochmaliger Prüfung der Punkte 2.1. und 2.2. dürfen keine Vorgänge mehr angezeigt werden.
2.5. Folgeprovisionen sind manuell zu buchen.
2.6. Alle evtl. vorhandenen Entwürfe verbuchen.
3. Zuschläge, Abschläge, Provisionen
3.1. Über die Leistungsträgerabrechnung mit “Entgeltsuche” die Zuschläge, Abschläge, Provisionen abrechnen. Es muss in der Spalte “Erlös. Entg,” ein Datum stehen.
3.2. Auch für ältere Zeiträume Abrechnung prüfen.
4. Abschläge über die Leistungsträgerabrechnung
4.1. alle Abschläge müssen verbucht sein.
5. Transit-Konten klären
5.1. Alle durchlaufenden Posten prüfen.
5.2. Alle Geldtransit-Konten prüfen.
5.3. Alle Kreditkarten-Konten prüfen.
5.4. Alle Lohn-Konten (Sozialversicherungen, …) prüfen.
6. Sachkonten prüfen.
7. UVA melden
9. DATEV Export an den Steuerberater schicken.
10. GuV erstellen
11. Umbuchungslisten vom Steuerberater geben lassen und diese in ARGUS nachpflegen.
12. Prüfen der Konten
12.1. Transitkonten (Geldtransit)
12.2. durchlaufenden Postenkonten
12.3. Kreditkartenkonten
12.4. sofern verwendet alle Lohnkonten (Sozialversicherungen, …)
4.4. Kann ich einzelne Monate sperren?
Über <Buchhaltung/Abschluss/Monatsabschluss> können Monate gesperrt/entsperrt werden.
4.5. Wo mache ich den Monatsabschluss?
Über <Buchhaltung/Abschluss/Monatsabschluss> sperren Sie das gewünschte Monat.
4.6. Wie nutze ich den MT940?
Laden Sie zunächst Ihre Bankdaten im Format CAMT oder MT940 auf Ihren PC herunter. Unter <Buchhaltung/CAMT Mt940> können Sie diese Daten hochladen und verarbeiten.
4.7. Wie nutze ich den VA-Import?
Nach der Bestellung der einzelnen Veranstalter-Importe über uns bekommen Sie die entsprechenden Importe von uns, sobald wir sie vom jeweiligen Veranstalter erhalten haben, zur Verfügung gestellt. Über <Buchhaltung/VA-Import> verbuchen Sie dann die Abrechnung.
4.8. Was muss ich bei der Verwendung MT940 + VA-Import beachten?
Wenn Sie beide Importe (MT940 + VA-Import> verwenden, dann muss in den VA-Import-Einstellungen anstelle eines Bankkontos ein Verrechnungskonto eingetragen sein. Über dem VA-import wird auf dieses Verrechnungskonto verbucht, das wiederum im MT940 als Gegenkonto zur Bank genutzt wird.
4.9. Wie bekomme ich meine Buchhaltungsdaten zu meinem Steuerberater?
Nach Ihren Verbuchungen können Sie über <Buchhaltung/Datev Export> mit den gewünschten Buchungszeitraum einen Export erstellt; die Datei finden Sie auf Ihrem PC in den Downloads. Diese Datei können Sie Ihrem Steuerberater ungeöffnet zumailen.
4.10. Was bedeuten die Sammelkonten 1400 und 1600?
Beide Konten sind Hintergrundkonten (für Debitoren und Kreditoren); sie werden vom System automatisch bebucht.
4.11. Was ist bei “Standard” in BWA, EÜR, Bilanz und GUV zu beachten?
Die Standardauswertung ist von Ihnen nicht zu ergänzen, Kopieren Sie vor einer Änderung die betreffende Auswertung auf eine eigene Auswertung; nach der Kopierung sind Änderungen/Ergänzungen möglich.
4.12. Wie verbuche ich die Serviceentgelte?
Die in den Vorgängen bei den Preisdetails hinterlegten Serviceentgelte müssen über <Buchhaltung/Leistungsträgerabrechnung> mit der Entgeltsuche verbucht werden (geschieht nicht automatisch!).
4.13. Ich kann vordefinierte Buchungssätze nicht verwenden?
Wenn Sie solche Buchungssätze nicht verwenden können, lassen Sie sich von Ihrem/Ihrer Vorgesetzten die Freischaltung in der entsprechenden Verwaltung eintragen.
4.14. Warum finde ich in der Provisionsliste keine Angaben?
Die Provisionsliste unter <Reporting> zeigt nur die Eintragungen an, die bei den Vorgängen über <Aktionen/Provision erfassen> hinterlegt sind (ist also für Reisebüros, die keine Leistungsträgerabrechnung machen).
4.15. Wie verbuche ich einen Gutschein?
Gutscheine werden über <Buchhaltung/Leistungsträgerabrechnung> mit 100% Provision auf das Gutscheinkonto verbucht (geschieht nicht automatisch!).
4.16. FAQ zur E-Rechnung
4.16.1 Was ist eine E-Rechnung eigentlich
Eine ERechnung ist laut EU-Richtlinie 2014/55/EU eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dabei sind die Vorgaben der Norm EN 16931 zu beachten, die als europäischer Rechnungsstandard gilt. Beispiele für E-Rechnungsformate sind XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format.
4.16.2 ZUGFeRD-Format, was ist das?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen. Es kombiniert die visuelle Darstellung im PDF/A-3 Standard mit einer codierten XML-Datei. Das ZUGFeRD-Format ist die einfachste und benutzerfreundlichste Variante der E-Rechnung. Dabei wird die Rechnung in Form einer PDF-Datei versendet, die auf den ersten Blick wie eine herkömmliche PDF-Rechnung aussieht. Der Unterschied: Im Hintergrund sind die relevanten Rechnungsdaten im XML-Format strukturiert eingebettet. Dadurch kann die Rechnung sowohl manuell gelesen als auch automatisch von Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden. Dies macht ZUGFeRD besonders praktisch und leicht in bestehende Abläufe integrierbar.
4.16.3 Welches E-Rechnung-Format wird in ARGUS eingesetzt?
Mit ARGUS können Sie sowohl E-Rechnungen empfangen als auch erstellen. ARGUS unterstützt beim Empfangen die beiden Formate ZUGFeRD und XRechnung, beim Versenden das ZUGFeRD-Format.