Bearbeiten einer bestehenden Reise

Sobald Sie eine Reise geöffnet haben, haben Sie an der linken Seite ein Reisemenü, das Sie mit gedrückter linker Maustaste durch Verschieben der einzelnen Positionen individuell einstellen können:

• Reiseauftrag
• Vorgänge
• Spalte Aktionen
  • Leistungsdetails ändern
  • Ticketdaten bearbeiten
  • Preis ändern
  • Zahlung erfassen
  • Provision erfassen
  • Leistungsträgerabrechnung
  • Notizen
  • Textbaustein
  • Anhang hinzufügen
  • Vorgang kopieren
  • Mängelanzeige
  • Vorgang löschen
  • Vorgang verschieben
  • Historie
  • Storno entsperren
• Aktionsbuttons unterhalb Vorgänge
  • Storno
  • Ein einzelner Reiseteilnehmer storniert
  • Versicherung
  • VA E-Mail
  • Sicherungsschein
  • Atmosfair
  • Lambus
  • In paxlounge öffnen (falls Modul vorhanden)
  • Einreisebestimmungen
    • A3M
      • Voraussetzungen
      • Organisations-ID in A3M
      • Standard-Mailvorlage
      • Aus Reise versenden
      • Über den Mailmaster versenden
    • Passolution
    • Was ist Passolution?
    • Zweck der Integration
    • Voraussetzungen & Lizenzen
    • Überblick über die Funktionen in ARGUS
    • Einmalige Einrichtung im Reisebüro
    • Nutzung in der Reiseansicht
    • Nutzung in der Reiseansicht / Voraussetzungen in einer Reise
  • Preisdetails
  • Zahlungen
  • Teilnehmer
  • Termine & Notizen
  • Druckcenter
    • Dokumentenverwaltung
    • Zwischenablage

Unterhalb der Reiseübersicht befinden sich je nach Möglichkeit verschiedene Funktionen:

Um einen weiteren Vorgang hinzuzufügen, klicken Sie auf Vorgänge (oberhalb der Vorgangsliste).

Tipp:
Es kommt immer mal wieder vor, dass ein Reiseanmelder einen Teil der Reise direkt bei dem Veranstalter und den Rest bei Ihnen bezahlen möchte. Dazu ist der betreffende Vorgang in A- bzw. D-Inkasso aufzuteilen.
Ihr Kunde will den Betrag des Vorgangs mit 2000€ bei Ihnen mit 500€ im Agenturinkasso und den Rest von 1500€ im Direktinkasso bezahlen. Dazu kopieren Sie den Vorgang, definieren den einen als Agentur- und den anderen als Direktinkasso. Anschließend hinterlegen Sie in jedem der beiden Vorgänge die Preise entsprechend (Vorgang 1 mit 500€ und Vorgang 2 mit 1500€). Falls Sie den VA-Import benutzen, so ändern Sie bitte die Veranstalterbuchungsnummer bei dem kleinen Betrag z.B. mit einem X vor der Buchungsnummer. Denn sonst würde die gesamte VA-Abrechnung mit dem Vorgang mit den 500€ durchführen, den anderen Vorgang lässt der VA-Import unberührt. Die Buchhaltung hat dann das Problem, die Abrechnungsteile aus dem “kleinen” Vorgang in den Großen zu bringen. Einfacher ist es, im 1. Vorgang mit dem kleinen Preis für Agenturinkasso die VA-Buchungsnummer z.B. mit einem X zu ergänzen. Damit wird erreicht, dass der VA-Import diesen Vorgang nicht findet und die gesamte Abrechnung mit dem Vorgang mit den 1500€ durchführt; es muss dann nur noch der “kleine” Vorgang abgerechnet werden.

Spalte Aktionen 

Mit diesen Funktionen haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die Sie z.T. auch links im Reisemenü aktivieren können (hier aber keinen unnötige Maus-Weg haben). Diese sind nachfolgend beschrieben:

➨ Leistungsdetails ändern

Hier können Sie verschiedene Leistungsdetails des Vorgangs ändern, wie zum Beispiel die Abflugzeiten eines Fluges.

Die Vorgangsdetail-Maske sieht z.B. so aus:

Im oberen Bereich werden die Vorgänge angezeigt und je nachdem, welche Leistungsarten bei den Veranstaltern ausgewählt wurden, werden im unteren Bereich die verschiedenen Leistungsarten angezeigt. Bei der Auswahl Pauschal wird zum Beispiel Flug 1, Flug 2 und Unterkunft 1 angezeigt (Hin- und Rückflug, Unterkunft). Indem Sie auf +Details klicken, können Sie sich weitere Details einblenden, wie zum Beispiel das Buchungsdatum, den Bearbeiter, das CRS, die Produktart (aus der Definition bei den jeweiligen Veranstalter; s. dazu <Meine Daten / Veranstalter / Sortiment> darin nach Auswahl des Veranstalters im Bereich ARGUS-Einstellungen->Produktart) oder die Teilnehmer (diese werden über das linke Reise-Menü bei Teilnehmer angelegt und verwaltet).

(Wird eine beim Veranstalter definierte Produktart hier ausgewählt, wird der dort definierte Provisions-%-Satz in der Maske der Leistungsträgerabrechnung automatisch vorbelegt.)

Im unteren Bereich haben Sie die verschiedenen Leistungen des Vorgangs, wie zum Beispiel zweimal Flug und einmal Unterkunft bei einer Pauschalreise. Über den Button +Details können Sie weitere Leistungsdetails zum z.B. Flug 1, wie zum Beispiel die Beförderungsart oder die Sitzplatznr., erfassen.

Über den Mülleimer können Sie die entsprechende Leiste löschen, also zum Beispiel den Flug 1.

Wenn Sie mit der Maus über die Palme mit der Beschriftung “Pauschal” gehen, haben Sie die nachfolgend im Screen genannten Möglichkeit je nach vorhandener Leistungsart:

Durch “Leistung löschen” werden die kompletten (in diesem Fall Pauschal-)Leistungsdetails gelöscht und über “Leistung hinzufügen” können Sie ebenfalls eine komplette neue Leistung hinzufügen. Sobald mehr als eine Leistung vorhanden ist, lässt sich die Reihenfolge der Leistungen verändern.

Dazu wird in der Anzeigemaske rechts ein Sortierungspfeil angezeigt.

Im Tab-Bereich sehen Sie die in der Reise angelegten Vorgänge. Hier können Sie pro Vorgang Einstellungen vornehmen:

➨ Ticketdaten bearbeiten

In diesem Teil des Aktionsmenüs können Sie die Ticketdaten anlegen und/oder bearbeiten. Dazu öffnet sich diese Maske:

Links sehen Sie die bereits vorhandenen Tickets. Mit einem Klick auf eines der Tickets wird dieses rechts daneben zur Bearbeitung angezeigt. Unten können Sie + Neues Flugticket neue Tickets anlegen und mit Speichern hinterlegen.

➨ Preis ändern

Von hier aus, ebenso wie über das Reisenavigationsmenü mit “Preisdetails” gelangen Sie zu den Preisdetails:

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Hier definieren Sie Zu- oder Abschläge, die keinem Vorgang zugeordnet sind. Es ist nur Agenturinkasso möglich (da ja keinem Veranstalter zuordenbar). Diese können dann über das Druckcenter in den Druckeigenschaften nicht ausgeblendet werden. Für die Buchhaltung hat die Auswahl eines vorgangsabhängigen oder vorgangsunabhängigen Entgeltes keine Auswirkung.

➨ Zahlung erfassen

WICHTIG:
Wird ein Zahlkonto verwendet, das im Kontenplan als ein Konto mit Steuer definiert ist, so wird bei der Zahlungserfassung auch die Steuer automatisch aus dem Zahlbetrag ermittelt und verbucht.

Um eine neue Kundenzahlung zu erfassen, haben Sie die im Screen nachstehend gezeigten Möglichkeiten:

In jedem Fall öffnet sich nachfolgende Maske:

Geben Sie zuerst das Zahldatum ein. Sobald Sie im Betragsfeld einen Wert eingeben, wird rechts daneben bei “Offen NEU” der noch offene Betrag angezeigt, der sich nach dem Speichern ergibt. Damit haben Sie sofort noch vor dem Speichern einen Überblick, welcher Betrag noch offen bleibt. Wurde unter <Administration/Buchhaltung/Einstellungen> die OP-Verwaltung aktiviert, so werden 2 zusätzliche OP-Felder eingeblendet.

Nach Auswahl der Zahlart (diese wird unter <Administration/Buchhaltung/Zahlarten> verwaltet und hier werden auch die User zugeordnet) wird, wenn das Zahlartkonto kein OP-Konto ist, das Feld “OP Zahlung” ausgegraut und damit deaktiviert:

Es wird standardmäßig die Reisenummer in das OP-Feld geschrieben; kann jedoch überschreiben werden.

Bei manuellem Überschreiben denken Sie bitte an die Eindeutigkeit des Feldinhaltes bei anderen zugehörigen Buchungen!

Wurde das Zahlkonto im Kontenrahmen mit Kostenstelle definiert, so erscheint nach der Auswahl der Zahlart mit einem derartigen Konto daneben ein Auswahlfeld für die vorhandenen Kostenstellen:

Die Kostenstellen bzw. die User-Zuordnung wird unter <Meine Daten/Firma/Kostenstellen> verwaltet.

Ist das Konto, das über die Zahlart angesprochen wird, als OP-Konto definiert, so können Sie zum OP-Feld mit der vorgeblendeten Reisenummer im Feld “OP Zahlung” einen weiteren Text einfügen, der dann im Kontenblatt (<Buchhaltung/Kontenblatt>) in der Spalte “Ident.” zu sehen ist.

Soll der Bemerkungstext mit auf der Quittung ausgegeben werden, so setzen Sie bitte den Haken bei “Bemerkung drucken”:

Erhalten Sie nach dem Speichern eine Meldung wie „Für diesen Kunden ist keine Debitor-Nr. hinterlegt. Bitte erfassen Sie im Bereich Kunde bearbeiten zun Kunden!“ dann muss im Kundenstamm des Reiseanmelders ein Debitorkonto angelegt werden. Öffnen Sie dazu den Kundenstamm des Reiseanmelders und gehen dort auf “Bearbeiten”. In der dann geöffneten Maske klicken Sie auf “+” bei dem Debitorfeld:

Eine Debitornummer wird automatisch vergeben.

Neben den “normalen” Zahlungsarten (wie Bar, Bank) gibt es einige besondere Zahlungsarten:

➨ Provision erfassen

Dieser Punkt ist für diejenigen Reisebüros, die im ARGUS keine Veranstalterbuchhaltung machen. Hier können Sie die zu erwartenden und erhaltenen Provisionen manuell hinterlegen. Diese können Sie sich dann über <Reporting/Provisionsliste> ansehen.

Eine Historie bei Folgeprovisionen kann hier nicht eingetragen werden; dazu wäre dann jeweils ein neuer Vorgang anzulegen. Es öffnet sich eine neue Maske, in der Sie den Provisionsbetrag entsprechend eingetragen können:
(hier kann der Steuersatz zusätzlich ausgewählt werden)

Sobald Sie auf Speichern klicken, wird die Provision für diesen Vorgang gespeichert. Eine Liste finden Sie unter <Reporting/Provisionsliste>.

Ohne Eingabe eines “Erhalten am”-Termins wirkt die Eingabe als “…werde ich evtl. bekommen” (taucht in der Spalte “Erwartete Provision” in der Provisionsliste auf). Sobald Sie die tatsächliche Provision bekommen haben, öffnen Sie diese Maske erneut und tragen das Erhalt-Datum der Provision ein (in der Provisionsliste wird dieser Wert dann in der Spalte “Erhaltene Provision” angezeigt).

➨ Leistungsträgerabrechnung

Die Informationen dazu finden Sie in der getrennten Dokumentation „LTA“. 

➨ Notizen

Hiermit können Sie eine vorgangsbezogene Notiz hinterlegen. Diese erscheint bei dem Öffnen der Reise

➨ Textbaustein

Mit diesem Teil der Aktionen können Sie zu jedem Vorgang einen getrennten Textbaustein (dieser wird im Vorgang gespeichert), der auch im Druckcenter später noch geändert werden kann, hinzufügen. Es öffnet sich die nachstehende Maske zur Texterfassung:

Füllen Sie hier zunächst folgende Felder:

In dieser Maske können Sie sich nach Füllen der oberen Felder aus den rechts zur Verfügung stehenden Textbausteinen (aus <Administration/Texte/Textbausteine>) Ihren gewünschten Text zusammenstellen. An der Position des Cursors wird nach einem Klick auf den gewünschten rechten Textbaustein dieser eingefügt. Anpassungen können Sie im Text links bei Bedarf vornehmen. Sie können auch die im unteren Bereich vorhandenen Platzhalter verwenden. Nach Klick auf Speichern wird dieser Textbaustein im Druckcenter der Reise bei dem jeweiligen Vorgang mit ausgegeben.

➨ Anhang hinzufügen

Mit dieser Funktion können Sie einen Anhang (ein Dokument) dem Vorgang hinzufügen. Nach Klick auf Anhang hinzufügen, müssen Sie zuerst den Dokumententyp des hochzuladenden Dokumentes (Weitere Dokumente, Rechnung, Reisebestätigung, …) festlegen (dies wird benötigt, damit im Druckcenter das Dokument eingegliedert werden kann), Danach müssen Sie einen Haken bei der Nutzungsbestätigung setzten, dass Sie wegen dem Datenschutz der Eigentümer des Dokumentes sind. Bei Klick auf „Datei auswählen“ bekommen Sie eine Auswahlmaske zum Hochladen des gewünschten Dokumentes. Falls Sie Ihr Dokument nicht finden, so tragen Sie im Suchfenster „*.*“ ein, damit ARGUS alle Dokumentenarten (pdf, doc, …) finden kann.

Sobald das Dokument hochgeladen wurde, wird dies mit einer Büroklammer an der rechten Seite der Vorgangsübersicht angezeigt und im Druckcenter (weiter unten) mit dem vor dem Hochladen gewählten Dokumententyp angezeigt:

Hier können Sie das Dokument öffnen (hier mit Klick auf das PDF-Symbol) und in der Spalte Aktionen die im DropDown-Feld zur Verfügung stehenden Möglichkeiten nutzen (eine Erklärung zu den Aktionen finden Sie im Punkt Druckcenter.

➨ Vorgang kopieren

Mit diesem Teil der Aktionen können Sie einen bereits vorhandenen Vorgang innerhalb der Reise kopieren.

Sobald Sie auf diese Funktion geklickt haben, wird der Vorgang in der geöffneten Reise nach einer Sicherheitsabfrage 1:1 (ohne evtl. bereits verbuchter Leistungsträgerabrechnung, vorhandene Anhänge) kopiert. Eon stornierter Vorgang kann nicht kopiert werden, der Kopier-Button ist inaktiv. Es wird dabei automatisch ein neuer Vorgang angelegt. Wurde der Vorgang in der Leistungsträgerabrechnung bereits verbucht, wird die Verbuchung nicht mit kopiert.

➨ Mängelanzeige

Sollte bei einer Reise ein Mangel aufgetreten sein, so können Sie diesen pro Vorgang an den zuständigen Veranstalter per Mail schicken oder auch ausdrucken. Dazu erhalten Sie eine entsprechende Maske für die E-Mail mit einer Druckmöglichkeit.

➨ Vorgang löschen

Um einen Vorgang zu löschen (geht nur bei mehr als einem Vorgang und wenn noch keine Druckaktion oder Leistungsträgerabrechnung durchgeführt wurde). Sie erhalten vor dem eigentlichen Löschen eine Sicherheitsabfrage. Nach Klick auf Löschen wird der Vorgang gelöscht (ein Abbrechen ist möglich).

Oberhalb der Anzeige der Vorgänge erhalten Sie einen neuen Button zum Wiederherstellen der gelöschten Vorgänge:

Klicken Sie auf diesen Button, so werden alle gelöschten Vorgänge wiederhergestellt.

➨ Vorgang verschieben

Hiermit haben Sie die Möglichkeit, einen Vorgang, der einer falschen Reise zugeordnet wurde, in die richtige Reise zu verschieben.

Bitte beachten:
Sobald in einer Reise über das Druckcenter ein Dokument erstellt wurde, können Sie einen Vorgang nicht mehr verschieben.

Tipp, um dennoch zu verschieben:

• Vorgang kopieren
• den kopierten Vorgang verschieben
• den nicht verschiebbaren Vorgang stornieren oder auf Preis 0 setzen
• die Veranstalter-Vorgangsnummer z.B. mit einem “X” ergänzen, damit diesen Vorgang der Veranstalter-Import (Buchhaltung) nicht berücksichtigt

Diese Aktion ist nicht möglich, wenn

• der Vorgang storniert ist
• ein Druck oder E-Mailversand aus dem Druckcenter vorhanden ist
• eine Kundenzahlung erfasst ist (Stornieren bringt für das Verschieben nichts!)
• die Leistungsträgerabrechnung durchgeführt wurde

Sobald Sie auf diesen Button geklickt haben, wird eine Maske zur Eingabe der Ziel-Reise angezeigt:

Geben Sie im rechten Suchfeld die gewünschte Reisenummer oder den Namen des Reiseanmelders ein. Nach ENTER bekommen Sie entweder die Ziel-Reise oder eine Liste von Reisen angezeigt. Nach Markierung der gewünschte nZiel-Reise mit der linken Maustaste klicken Sie (wird unterhalb der Reise angezeigt) auf +Zu dieser Reise hinzufügen.

Der Vorgang wird in die andere Reise eingefügt und die Reise wird gleichzeitig geöffnet.

In der neuen Reise

• wird der Gesamtreisebetrag angepasst
• werden die An-Restzahlbeträge angepasst (sofern vorher keine manuellen Änderungen zu den systemseitig vorgeschlagenen Werten vorgenommen wurden)

Aus der alten Reise verschwindet der Vorgang.

Bitte beachten:
Ist der zu verschiebende Vorgang der einzige Vorgang in der Reise, so wird nach dem Verschieben des Vorgangs die gesamte Reise nach Bestätigen einer Hinweismeldung gelöscht. Ein Abbrechen ist möglich.

➨ Historie

Für jeden Vorgang können Sie Änderungen bei

• Storno
• Storno entfernen
• Inkassoart-Änderung

Nachvollziehen: wer, wann und welche der Aktionen ausgeführt wurden. Auch der ursprüngliche Preis vor einem Storno wird ggf. angezeigt:

Für die Leitungsarten Flug und Pauschal gibt es folgende Historie:

Sie können erkennen, wer Änderungen vorgenommen hat, was die vorherigen Flugdaten waren und wann die Änderung durchgeführt wurde. Angezeigt werden:

• Datum und Uhrzeit der Änderung
• Art der Änderung (z. B. Flugzeit, Flughafen, Fluggesellschaft)
• Vorherige Flugdaten
• Name des Mitarbeiters, der die Änderung vorgenommen hat

➨ Storno entsperren

Haben Sie das Recht dazu, so können Sie einen stornierten Vorgang wieder zurücksetzen, den Storno entsperren. Dazu klicken Sie im Aktionsmenü auf “Storno entsperren”. Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage, nach Klick auf Speichern, wird der Storno zurückgesetzt.

Bitte beachten:
Nach dem Zurücksetzten müssen Sie noch bei den Preisdetails die dortigen Werte anpassen.

Aktionsbuttons unterhalb der Vorgänge

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

➨ Storno

Hiermit können Sie alle oder auch einzelne Vorgänge kostenfrei oder kostenpflichtig (mit oder ohne Entgelte) stornieren.

Um einen Vorgang ganz oder nur teilweise oder auch bereits verbuchte Zuschläge oder Abschläge zu stornieren, klicken Sie auf Storno; anschließend wird die Storno-Maske angezeigt:

In dieser Storno-Maske haben Sie folgende Möglichkeiten:

Wurde über eine Reise eine Versicherung gebucht, kann diese ebenfalls online im ARGUS und bei dem Versicherer storniert werden. Dazu wird „Online stornieren“ angeboten.

Ein einzelner Reiseteilnehmer storniert

Den Storno-Button benutzen Sie bitte nicht, denn der würde einen kompletten Vorgang stornieren.

Zur Stornierung eines einzelnen Reiseteilnehmers gehen Sie in den Preisdetails des betreffenden Vorgangs so vor:

1. Eine weitere Preiszeile anlegen.

2. In der Spalte Drucktext z.B. „Storno“ gefolgt von TAB eintragen. Bisherigen Zahlbetrag des Reiseteilnehmers in der neuen Preiszeile mit einem Minuszeichen erfassen und bei den Teilnehmern diesen Reiseteilnehmer aus der Liste der Teilnehmer auswählen.

3. Eine weitere Preiszeile für einen evtl. Stornobetrag anlegen und dazu in der Spalte Drucktext z.B. „Stornobetrag“ “ gefolgt von TAB eintragen.

4. Als Teilnehmer wählen Sie den, der nicht mehr mit reist aus der Liste der Teilnehmer aus.

➨ Versicherung

Seit dem 23.02.2018 gilt:
Durch das Inkrafttreten der neuen Versicherungsvertriebsrichtlinie (IDD) gibt es unter anderem Änderungen bei den Prämienobergrenzen, die auch Auswirkungen auf den Versicherungsvergleich haben. Bei Überschreiten der entsprechenden Grenzen wird eine Buchung mit dem Hinweis auf Kontaktaufnahme direkt mit dem Versicherer abgelehnt. Nur der Versicherer selbst darf die Buchung durchführen.

Aus der Reise heraus können Sie mit den Reiseteilnehmern (zu denen auch die Preise zugeordnet sein müssen), eine Versicherung mit den vorbelegten Daten anlegen. Mit einem Klick auf diesen Button wird die Versicherungsmaske aufgerufen (ist die gleiche Maske wie bei NEO); die Bankdaten kommen aus dem vorhandenen Kundenstamm. Sie können dabei die Kundendaten aus ARGUS in die Versicherungsmaske übernehmen. Anschließen definieren Sie für wen der übertragenen Kunden die Versicherung gelten soll und füllen die restlichen Maskenteile entsprechend aus und suchen sich dann die gewünschte Versicherung heraus. Die zur Verfügung stehenden Versicherer richtet sich danach, bei welchen Versicherern Sie eine Agenturnummer in der Veranstalterverwaltung unter <Meine Daten/Veranstalter/Sortiment> hinterlegt haben.

Dieses Dokument erhalten Sie, wenn Sie in der Liste der Versicherungstarife auf das „i“ in der Spalte Preisinfo klicken. Klicken Sie auf den angezeigten Namen, wird da entsprechende Infoblatt geöffnet.

Wichtig:
Beachten Sie bitte, dass das Dokument der Police nicht auf unseren Servern liegt, sondern auf denen des jeweiligen Versicherers. Deshalb kann es nicht in der Mediathek abgelegt werden.

Sobald Sie auf Buchen geklickt haben, wird die gebuchte Versicherung (wenn Sie die Versicherungsmaske aus einer Reise aufgerufen haben) in die Reise automatisch als neuer Vorgang angelegt.

Die Zahl unter Person bezieht sich immer auf die jeweilige Person unter Versicherte Personen. Mit einem Klick auf den Bleistift können Sie die Kundenmaske öffnen.

Der Warenkorb bleibt so lange bestehen, bis entweder:

1. Der Warenkorb geleert wird
2. Der Tab geschlossen wird
3. Eine Versicherung gebucht wurde

Über den Button Tarife können auch noch weitere Tarife in den bestehenden Warenkorb gelegt werden. Über Buchung erfolgt die Buchung und der Versand der Police per E-Mail. Anlage der Versicherungsleistung und Ablage der Police erfolgt im Druckcenter der Reise.

TIPP:
Wenn ein Vorgang mit einer Versicherungspolice in einer Reise aus dem CRS-Bereich nicht angelegt wurde, so können Sie mit NEO die Versicherung zur Übertragung in die Importliste nochmals anstoßen. Gehen Sie dazu so vor:

1. NEO öffnen
2. Versicherungsvergleich öffnen
3. Reiter Vorgangssuche aktivieren
4. Versicherungsdaten zur Suche eingeben
5. Auf Suchen und dann auf Export klicken. Die Buchung wird in die Importliste zur weiteren Bearbeitung exportiert (dort kann diese dann der bestehenden Reise hinzugefügt werden).

➨ VA E-Mail

Hierüber können Sie dem Veranstalter eine E-Mail schicken. Es öffnet sich das E-Mailfenster.

Die E-Mail-Adresse wird dabei, wenn vorhanden, aus den Veranstalterdaten (unter <Meine Daten/Veranstalter> oder aus unserem zentralen Verwaltungssystem kommend angezeigt

Klicken Sie mit der Maus neben der VA-E-Mailadresse wird Ihnen die Adresse des nächsten VA’s angezeigt. So können Sie an mehrere Veranstalter mailen oder die nicht benötigte Mailadresse mit Klick auf das angebotene x entfernen.

➨ Sicherungsschein

Hier wird der Sicherungsschein erstellt; dieser wird im Druckcenter bedingt durch die DSGVO als PDF nicht hinterlegt. Klicken Sie hier nach Auswahl von “verbundene Reiseleistung” oder “Pauschalreise” auf Sicherungsschein holen, wird der Sicherungsschein angezeigt.

Wurde ein Sicherungsschein erstellt, wird dies durch einen kleinen grünen Haken am Wort „Sicherungsschein“ dargestellt. Mit einem Klick darauf werden die vorhandenen Sicherungsscheine dargestellt.

➨ atmosfair

Hiermit wird der CO2 Emissionsrechner von atmosfair gestartet. Klima, Umwelt und Nachhaltigkeit sind wichtige Themen in der Touristik und dem Reiseverkehr. Daher integrieren wir in ARGUS den CO2 Emissionsrechner von atmosfair.

Mit diesem Tool könne Sie über den Dienstleister atmosfair für jeden Vorgang der eine der folgenden Leistungsarten enthält, den CO2-Ausstoß ermitteln:

• Flug
• Hotel
• Pauschal (Flug + Hotel)
• Mietwagen
• Schiff (Kreuzfahrt)

Ist keine entsprechende Leistung vorhanden und Sie klicken auf den Button erhalten Sie eine entsprechende Hinweismeldung. Fehlen Daten, können Sie diese in einer entsprechenden Maske nacherfassen.

➨ Lambus

Die Lambus Travelapp kann über eine Schnittstelle an ARGUS angebunden werden, um Ihnen die kostenfreie Bereitstellung der App als Mehrwert für Ihre Kunden zu ermöglichen. Durch diese Integration können Reisedaten und zugehörige Dokumente direkt an die App übertragen werden, damit Kunden dort alle relevanten Informationen finden und weitere individuelle Reiseplanungen vornehmen können.
Die Freigabe pro Reise erfolgt durch einen eindeutigen Code, der in ARGUS generiert wird und von Ihnen an Ihren Kunden weitergegeben wird.
Die Vorteile:

• Die Digitalisierung einer Reise ermöglicht es Ihnen, alle Informationen stets in der App griffbereit zu haben. Darüber hinaus bietet die App eine praktische Kontaktmöglichkeit zwischen Reisebüro und Kunde, falls Fragen oder Anliegen auftreten.
• Die Kundenbindung wird verbessert, da Sie ihren Kunden einen zusätzlichen Service bieten können. Zudem wird das Supportvolumen durch den Self-Service-Charakter der App reduziert. Die Möglichkeit des Upsellings und der Buchung neuer Reisen über die App kann zu höheren Buchungserlösen führen.

Im Handbuch finden Sie weitere Informationen. Dieses Handbuch führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Anbindung von ARGUS an den Lambus Reiseplaner. Dadurch können Ihre Kunden die Reiseinformationen ganz einfach und übersichtlich in Lambus verwalten.

➨ In paxlounge öffnen (falls Modul vorhanden)

Mit einem Klick hierauf wird die Reise in paxlounge geöffnet. Eine nähere Beschreibung finden Sie hier.

➨ Einreisebestimmungen

WICHTIG: 

• Damit die richtige Einreisebestimmung ermittelt werden kann, ist die Hinterlegung der Nationalität Ihres Kunden in dessen Kundenstamm eine wichtige Voraussetzung.
• Die Abreise muss in der Zukunft liegen.

A3M

Diese Funktion automatisiert Ihre Kundenkommunikation bei kritischen Ereignissen und unterstützt Sie bei der rechtlichen Absicherung:

• Reduziertes Haftungsrisiko: Das System informiert Ihre Kunden selbstständig über Änderungen (z. B. bei Einreisevorschriften oder Sicherheitswarnungen). Dies hilft Ihnen, Ihre Informationspflichten zu erfüllen und Regressansprüche zu vermeiden.
• Transparenz: Ihre Kunden erhalten verlässliche Informationen direkt aus dem System in Ihrem Namen
  
  

Voraussetzungen & Freischaltung

Die A3M-Funktionen stehen nur zur Verfügung, wenn:

1. Ihr Reisebüro eine gültige A3M-Lizenz hat.
2. Die A3M-Organisations-ID in ARGUS hinterlegt wurde.

Sie habe noch keine A3M-Lizenz? Hier können Sie Ihre Lizenz zu Sonderkonditionen beziehen: https://www.go-suite.com/a3m-bestellen/

A3M-Organisations-ID beschaffen und in ARGUS hinterlegen

Organisations-ID in A3M finden

1. Melden Sie sich in Ihrem A3M-Account an.
2. Öffnen Sie: Einstellungen → Persönliche Informationen.
3. Suchen Sie den Bereich Organisations-ID.
4. Kopieren Sie die Organisations-ID in die Zwischenablage.

Organisations-ID in ARGUS hinterlegen

1. Melden Sie sich in ARGUS an.
2. Navigieren Sie zu: <ARGUS/Administration/Einstellungen/Einreisebestimmungen>.
3. Füge die kopierte Organisations-ID in das entsprechende Feld ein.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Standard-Mailvorlage für Einreisebestimmungen anpassen

Unterhalb der Vorgänge finden Sie den Button für den Aufruf der Einreisebestimmungen

1. Gehen Sie in ARGUS zu: Administration → Texte.
2. Öffnen Sie den Tab „Einreisebestimmung“.

Hinweise:

• Der Tab ist nur sichtbar, wenn Sie Ihre Organisations-ID von A3M in ARGUS hinterlegt haben.
• Standardmäßig ist eine Beispielvorlage hinterlegt.
  • sie ist editierbar, aber
  • nicht löschbar und
  • es können keine zusätzlichen Vorlagen angelegt werden.

Pflicht-Platzhalter

• Der Platzhalter [Einreisebestimmung-Verlinkung] (bzw. im Beispiel {Einreisebestimmung-Verlinkung}) ist Pflicht.
• Die Vorlage kann nur gespeichert werden, wenn dieser Platzhalter mindestens einmal vollständig enthalten ist.
• Ohne diesen Platzhalter zeigt ARGUS eine Fehlermeldung an.

Einreisebestimmungen manuell aus der Reiseansicht versenden

Position des Buttons in der Reiseansicht

1. Öffnen Sie in ARGUS eine Reise.
2. Im Bereich der Vorgänge finden Sie den Button „Einreisebestimmungen“.

Ablauf beim Klick auf die Einreisebestimmungen

1. Es öffnet sich ein ARGUS E-Mail-Dialog, in welchem die E-Mail-Vorlage aus <Administration/Texte/Einreisebestimmungen> angezeigt wird.
2. ARGUS erzeugt im Hintergrund einen dynamischen Link bei A3M. kg
3. Der erzeugte Link wird:
   • im E-Mail-Text eingefügt,
   • im Dialog klickbar dargestellt, sodass Sie die Einreisebestimmungen direkt im Reisebüro am Bildschirm zeigen können.

Nach dem Versand:

• Der Kunde erhält die E-Mail mit dem A3M-Link.
• Im Vorgang erscheint ein grüner Haken hinter dem Button „Einreisebestimmungen“, der signalisiert:
  Für diese Reise wurden Einreiseinformationen versendet.

Einreisebestimmungen automatisiert per Mailmaster versenden

Neuen Mailmaster-Typ „A3M“ anlegen

1. Öffnen Sie in ARGUS unter Administration -> Mailmaster
2. Legen Sie eine neue Mailmaster-Regel an oder bearbeiten Sie eine bestehende.
3. Aktivieren Sie die Checkbox „A3M“.

Auswirkungen:

• Sobald die Checkbox gesetzt ist, wird automatisch der Textbaustein aus dem Tab „Einreisebestimmung“ verwendet.
• Die Auswahl des Textbausteins wird ausgegraut, solange die Checkbox „A3M“ aktiv ist – damit immer die korrekte Vorlage genutzt wird.

Wichtig:

• A3M Mailmasterregeln greifen bei Leistungsarten Pauschal- und Flugreisen.

Besonderheit: Einreisebestimmungen Mailmaster

Der Link zur Einreisebestimmung wird nicht bei Erstellung der Regel erzeugt. ARGUS erstellt eine Mail mit Versanddatum, ein der Link aus A3M wird erst am Versandtag zugesteuert.

Ablauf am Versandtag:

1. Mailmaster stößt den Versand an (gemäß der Regel).
2. Für jede betroffene Reise wird beim Versand:
   • ein aktueller A3M-Link generiert
   • der Link in den E-Mail-Text eingefügt.
3. Die E-Mail geht mit dem frisch generierten Link an den Kunden.

Vorteil:

• Der Kunde erhält stets aktuelle Einreiseinformationen.
• Spätere Änderungen werden nicht durch neue E-Mails, sondern über den Link selbst von A3M abgebildet.

Passolution

Diese Funktion automatisiert Ihre Kundenkommunikation bei kritischen Ereignissen und unterstützt Sie bei der rechtlichen Absicherung:

• Reduziertes Haftungsrisiko: Das System informiert Ihre Kunden selbstständig über Änderungen (z. B. bei Einreisevorschriften oder Sicherheitswarnungen). Dies hilft Ihnen, Ihre Informationspflichten zu erfüllen und Regressansprüche zu vermeiden.
• Transparenz: Ihre Kunden erhalten verlässliche Informationen direkt aus dem System in Ihrem Namen

Voraussetzungen & Lizenzen

• Sie benötigen eine gültige Passolution Lizenz.
• Passolution Anmeldedaten hinterlegen. Sie haben noch keine Lizenz? Hier können Sie die Lizenz beziehen:  https://www.go-suite.com/passolution/
• 3-Letter-Code ist bei Leistungsart Flug und Pauschal Pflicht (bei vorhandenem 3-Letter-Code ist eine Flugleistung keine Voraussetzung)

Überblick über die Funktionen in ARGUS
Die Integration verteilt sich auf folgende Bereiche:

1. Reiseansicht – Button „Einreisebestimmungen / Passolution“
2. Mailmaster – automatisierter Versand von Einreisebestimmungen
3. Administration → Texte – Tab „Einreisebestimmung“
4. Global Travel Monitor im Bereich “Informationen” 

Einmalige Einrichtung im Reisebüro
• Melden Sie sich in ARGUS an.
• Navigieren Sie zu: <ARGUS/Administration/Einstellungen/Einreisebestimmungen>.
• Melden Sie sich mit Ihren Passolution Anmeldedaten an.

Nun sehen Sie folgenden Reiter, mit dem Sie sich Ihren Passolution-Anmeldedaten einloggen können.

Nachdem Sie sich angemeldet haben, erscheint ein Pop-Up Fenster mit der Bestätigung.

Mailvorlage “Einreisebestimmung”

(<Administration/Texte/Einreisebestimmungen>)

• Neuer Tab: „Einreisebestimmung“ unter <Administration/Texte>
• Nur sichtbar, wenn Sie eine Lizenz für Passolution haben.
• Es gibt eine System Default Vorlage, die: bearbeitet, aber nicht gelöscht werden kann.

Pflicht Platzhalter

• Neuer Platzhalter: {Einreisebestimmung-Verlinkung}
• Dieser Platzhalter ist Pflichtfeld:
  Die Vorlage kann nur gespeichert werden, wenn dieser Platzhalter mindestens einmal vollständig enthalten ist.

Nutzung in der Reiseansicht / Voraussetzung zur Ermittlung der Einreisebestimmungen

• Wo finde ich den Button
  • In der Reiseansicht von ARGUS befindet sich unter den Vorgängen ein Button, „Einreisebestimmungen“
  • Dieser Button ist nur sichtbar, wenn Sie eine entsprechende Lizenz haben und hinterlegen (<Administration/Einstellungen/Einreisebestimmungen>).
• Was passiert beim Klick?
  • Klick auf den Button
    • ARGUS sammelt die relevanten Reisedaten und übergibt sie an A3M oder an Passolution:
      • Reisebezeichnung 
      • Reisedaten (Hin-/Rückreise) aus den Leistungsarten Flug oder Pauschal
      • Nationalität des Reisenden (aus dem Kundenstamm, Feld Staatsangehörigkeit)
      • Destination / Zielgebiet (3-Letter-Code aus dem Reiseauftrag unter “Bearbeitung”)
    • Generierung eines Links
      • A3M bzw. Passolution erzeugt einen Link zu den Einreisebestimmungen für genau diese Reise / Kombination.
    • Öffnen des E Mail Dialogs in ARGUS
      • Die Default-Mailvorlage aus <Administration/Texte/Einreisebestimmung> wird automatisch gezogen.
      • Der Platzhalter „{Einreisebestimmung-Verlinkung}“ wird automatisch durch den eben generierten Passolution Link ersetzt.
    • Nutzung im Reisebüro / Versand:
      • Im geöffneten Maildialog können Sie:
        • den Link direkt anklicken, um dem Kunden vor Ort im Reisebüro die Einreisebestimmungen zu zeigen,
        • oder die E Mail mit dem Button Senden an den Kunden verschicken.

Besonderheit: Einreisebestimmungen Mailmaster

Der Link zur Einreisebestimmung wird nicht bei Erstellung der Regel erzeugt. ARGUS erstellt eine Mail mit Versanddatum;3M oder  einen Link aus Passolution wird erst am Versandtag zugesteuert.

Ablauf am Versandtag:

1. Mailmaster stößt den Versand an (gemäß der Regel).
2. Für jede betroffene Reise wird beim Versand:
   • ein aktueller A3M- oder Passolution-Link generiert
   • der Link in den E-Mail-Text eingefügt.
3. Die E-Mail geht mit dem frisch generierten Link an den Kunden.

Vorteil:

• Der Kunde erhält stets aktuelle Einreiseinformationen.
• Spätere Änderungen werden nicht durch neue E-Mails, sondern über den Link selbst von Passolution abgebildet.

Die vordefinierten Drucktexte in den Preisdetails bei Preis und bei den Zuschlägen (auch vorgangsunabhänig) werden unter <Administration/Stammdaten/Preistexte> werwaltet.

Mit Klick auf Zahlungen oder vor der Zahlungshistorie auf Zahlung erfassen öffnet sich die Maske zur Erfassung einer Kundenzahlung.

In diesem Abschnitt der Reise werden Ihnen die vorhandenen Reiseteilnehmer mit den über die Preisedetails zugewiesenen Preisen aufgelistet.

Die wichtigsten Spalten kurz erklärt:

Spalte	Beschreibung
Bild	Mit Klick auf das Icon öffnen Sie den Kundenstamm.
Teilnehmer	Mit einem Klick auf die Überschrift oder das „+“-Zeichen in der linken Menüleiste bei Teilnehmer wird die Maske der Teilnehmerzuordnung geöffnet: Wählen Sie zuerst den gewünschten Teilnehmer aus Ihrem Kundenstamm unterhalb „Kundensuche“ aus. Falls der Kunde nicht gefunden werden kann, so können Sie mit +Neuen Kunden einen neuen Kunden anlegen. Im rechten Bereich werden die gefundenen Kunden zur näheren Auswahl angezeigt. Sobald Sie einen Kunden markiert haben und bei diesem sind Kontakte vorhanden, so werden diese im rechten Feld angezeigt, die nach der Markierung als Teilnehmer im unteren Anzeigenbereich gelistet werden. In der Spalte „Leistung auswählen“ wählen Sie bitte dann noch, zu welchem der vorhandenen Vorgänge der Teilnehmer hinzugefügt werden soll. Sind alle Teilnehmer definiert (entfernen können Sie bei Bedarf einen Teilnehmer durch Markieren mit der linken Maustaste und Klick auf “Entfernen”). Mit Übernehmen speichern Sie die Teilnehmerzuordnung. WICHTIG: Eine Firma kann als Reiseteilnehmer nicht hinzugefügt werden. Ist eine Firma der Reiseanmelder, benötigen Sie zwingend eine Privatperson als Teilnehmer. Tipp: Wird Ihnen bei dem Versuch, einen Teilnehmer in den Preisdetails oder in der Vorgangszuordnung zuzuordnen, nicht angezeigt, so gehen Sie in die obige Liste, entfernen den Teilnehmer, klicken auf Übernehmen und ordnen dann den gewünschten Teilnehmer neu zu.
Zusatzinfos	Hier können Sie mit Klick auf den Bleistift bei: T: Ticket Z: Zimmer B: Bemerkung entsprechende Notizen hinterlegen (z.B. bei Eigenveranstalter). Im EXCEL-Export über <Reporrting/Teilnehmerliste werden die Werte entsprechend ausgegeben (wenn kein Ticket in der Reise vorhanden ist, wird auch nichts ausgegeben).
€	Wenn ein Reiseteilnehmer selbst bei Ihnen die komplette Reise oder seinen Anteil daran bezahlt, können Sie dies über einen Klick auf das EURO-Symbol erfassen. Damit wird dann in der Zahlungsübersicht dokumentiert, dass der Teilnehmer xxx die Zahlung geleistet hat.
Aktual.	Hierüber können Sie den Teilnehmer aktualisieren oder auch löschen.
	Hierüber können Sie die Reihenfolge der Teilnehmer verändern.

Unterhalb der Anzeige sehen Sie die Zuordnung der Teilnehmer zu den einzelnen Vorgängen. Sollte dort ein Teilnehmer fehlen, so können Sie diesen mit der gedrückten linken Maustaste aus der Liste darüber einfach reinschieben. Eine gleichzeitige Zuordnung bei allen Preiszeilen im jeweiligen Vorgang ist damit verbunden.

In diesem Bereich der Reise erhalten Sie zunächst eine Übersicht der bereits vorhandenen Termine, Notizen und Veranstaltungen. Sobald Sie auf die Bereichsüberschrift oder im linken Reise-Menü auf das “+”-Zeichen klicken, öffnet sich eine Maske zur Erfassung der Daten:

Die Felder im Einzelnen:

Sobald eine Aktion gespeichert wurde, erhalten Sie eine Übersicht in folgender Form:

Bei den einzelnen Reitern wird in Klammer die Anzahl angezeigt. Neben Termin, Notiz und Veranstaltungen werden weitere Inhalte angezeigt:

• Kundenoptionen: Hier werden auf Wunsch Einträge aus <Reporting/Kundenselektion> mit Aktivierung „Mit Kundeneintrag“ abgelegt.
• Mailmaster: Sobald über die automatische Mailversandfunktion des Mailmasters (unter <Administration/Mailmaster> einzustellen) E-Mails verschickt worden sind, wird dies hier protokolliert.

Sobald Sie z.B. bei den Reiter Termine anklicken, erhalten Sie darunter eine Liste der festgelegten Termine (entsprechend bei den anderen Reitern). Zu jeder Zeile werden Ihnen nach der Markierung mit der linken Maustaste folgende Möglichkeiten angeboten:

Auf der ARGUS-Startseite werden Sie an diese Termine und Veranstaltungen erinnert, sobald diese näher rücken:

Das Druckcenter ist wie folgt unterteilt:

In diesem Bereich werden die gewünschten Dokumente erstellt. Jedes Dokument kann dann

• einzeln gedruckt
• einzeln per E-Mail oder
• zusammen mit anderen Dokumenten (Anhänge aus den Vorgängen, Formblätter der PRRL, Dateien per Drag&Drop) an den Kunden auch zur digitalen Unterschrift per Mail geschickt werden. Eine Dokumentation zur digitalen Unterschrift finden Sie hier

Automatische Anhänge wie z.B. AGB’s müssen im E-Mailfenster im Bereich der Anhänge bei Bedarf selbst ausgewählt werden.

Sobald Sie auf Druckcenter oder auf das „+“ in linken Reise-Menü geklickt haben, öffnet sich das Druckcenter für diese Reise mit unter eingestellten Parameter bei Standard-Dokument (z.B. Rechnung) und Standard-Druckmodus (Einzel- oder Gesamtrechnung).

Folgende Grafik soll den Zusammenhang im Druckcenter einer Reise verdeutlichen:

Die jeweilige Wirkung der eingestellten Parameter sehen Sie in den Bereichen 5a, 6 und 7.

Unten rechts haben Sie folgende Aktionsmöglichkeiten:

Dokumentenverwaltung

Im Mittelteil des Druckcenters erhalten Sie eine Auflistung aller bisher abgelegten Dokumente; hier werden auch die Anhänge der Vorgänge oder der sonstigen eingefügten Dokumente angezeigt.

Zwischenablage

In der Zwischenablage werden Dokumente z.B. aus NEO, die keinen Direkten Reisebezug haben, zur Zuordnung abgelegt: