Zurück zur Übersicht

Bearbeiten einer bestehenden Reise

Sobald Sie eine Reise geöffnet haben, haben Sie an der linken Seite ein Reisemenü, das Sie mit gedrückter linker Maustaste durch Verschieben der einzelnen Positionen individuell einstellen können.

Die Reise ist in folgende Abschnitte aufgeteilt:

Reiseauftrag

In diesem Bereich erhalten Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Reisebestandteile: Buchungsdatum, Reisetitel und -zeitraum, … Wenn Sie weitere Infos angezeigt haben möchten, so klicken Sie unterhalb dieses Abschnittes auf den nach unten zeigenden Pfeil; daraufhin werden die weiteren Daten angezeigt; durch erneuten Klick auf diesen Pfeil werden die erweiterten Infos wieder eingeklappt. 

Unterhalb der Reiseübersicht befinden sich je nach Möglichkeit verschiedene Buttons: 

Bearbeiten

Hier können Sie u.a. die Destination, Reisetitel, Buchungs- bzw. Abreise- und Rückreisedatum ändern oder ergänzen. Nach den hier hinterlegten Eintragungen können Sie im Reporting Selektionen erstellen.
In diesem Bereich können Sie eine Reise auch auf “unsichtbar” stellen, d.h. die Reise wird nicht mehr gelistet. Wichtig dabei ist, dass Sie vor dem Unsichtbarstellen die Reise stornieren, da sonst die Reise in den Statistiken mitgerechnet wird. Empfehlung: Schreiben Sie im Feld daneben einen Grund für die Unsichtbarstellung hinein; wenn jemand nach dem Grund fragt, kann diese Frage schnell beantwortet werden.

Löschen

Mit Hilfe dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, eine bestehende Reise aus dem System nach Möglichkeit zu entfernen; dazu wird Ihnen eine Sicherheitsabfrage vorgelegt.
Ein Löschen der Reise ist nicht möglich, wenn

  • eine Kundenzahlung erfasst wurde (auch wenn diese wieder storniert wurde)
  • ein Dokument (Rechnung, Bestätigung, …) erstellt wurde
SMS

Hiermit können Sie aus einer Reise eine für Sie kostenpflichtige SMS an den Kunden verschicken; pro 160 Zeichen 0,10 EUR.

Zum Versand sollte die Mobilnummer des Kunden entweder so

  • +49 0123 456789 oder so
  • +49 0123456789

erfasst sein. Es können max. 312 Zeichen in 2 SMS versendet werden. Nach der Verwendung von 160 Zeichen wird die SMS aufgeteilt (ein entsprechender Hinweis wird angezeigt; jede SMS ist kostenpflichtig).

E-Mail

Mit dieser Funktion können Sie eine E-Mail an den Reiseanmelder verschicken. Es wird eine entsprechende Maske geöffnet. Es wird eine Notiz bei „Termine, Notizen & Veranstaltungen“ im Reiter “Kundenaktionen” hinterlegt (es wird der Inhalt des Mailtextes dokumentiert).

Als Besonderheit können Sie im unteren Teil der E-Mail-Maske die in den Vorgängen vorhandenen Anhänge mit versenden. Die versendete E-Mail wird in den Notizen der Reise unter dem Reiter “Kundenaktionen” abgelegt.

Brief

Hierüber können Sie einen Brief an den Reiseanmelder schreiben. Der Brief wird im Druckcenter mit abgelegt.

Kopieren

Mit dieser Funktion können Sie eine bestehende Reise auf einen anderen Kunden kopieren; die Reiseteilnehmer der Ursprungsreise werden nicht mit kopiert (ebenso keine stornierten Vorgänge und keine Anhänge); der neue Reiseanmelder ist auch der Reiseteilnehmer; vorhandene Versicherungspolicen werden mit kopiert.

Bitte beachten:

  • An- und Restzahldatum beim Kopieren:
    Wird der Inhalt geändert und gespeichert, sind die Datumsangaben in dieser Reise gültig. Wird die Reise kopiert, werden die An- und Restzahlungsdatums-Felder wie bei einer Reise-Neuanlage auch neu berechnet, da das Kopieren wie eine Neu-Anlage funktioniert. Somit werden die An- und Restzahltermine nicht wie gespeichert übernommen.
  • Ticketdaten:
    Sollten in der Reise Ticketdaten enthalten sein, so werden diese nicht mit kopiert.
  • Es werden die im Vorgang erfassten Zusatztexte nicht mit kopiert.

ACHTUNG:

  • Enthält die Reise einen Gutschein, so wird dieser in die neue Reise mit einer neuen Gutscheinnummer übernommen.
Buchhaltung

Mit dieser Funktion erhalten Sie eine Übersicht der Eingangsrechnungen, sowie aller Zahlungen an den Veranstalter und alle Zahlungen vom Kunden. Zusätzlich errechnet ARGUS eine sogenannte „Reise-Liquidität“. Die aktuelle Reise-Liquidität zeigt an, wie sich die bisherigen Zahlungen zu dieser Reise auf die Liquidität Ihres Reisebüros auswirken. In der Anzeigemaske haben Sie die Möglichkeit oben rechts mit einem Klick auf den Button “T-Konto” sich die bebuchten Konten der Reise anzeigen zu lassen (es werden hier keine Buchungen angezeigt, die außerhalb der Reisemaske getätigt wurden (z.B. manuelle Buchungen auf den Debitor)).

WhatsApp

Mit dieser Funktion (nach Bestellung über Ihre Schmetterling-Plattform auf Go Suite Shop und dann dort über Lösungen zu „SCHNITTSTELLE – WHATSAPP BUSINESS“ und der nachfolgenden Freischaltung) chatten Sie mit Ihrem Kunden genauso, wie Sie es sonst auch tun.

Nachrichten über Messenger werden als persönlicher wahrgenommen und Sie können Ihre Kunden leichter und emotionaler an sich binden – schließlich kommunizieren Sie über einen Kanal, über den er mit seiner Familie oder Freunden in Kontakt steht.

  • Ein- und ausgehende Nachrichten werden in einer Inbox ähnlich wie Sie das von der Webversion von WhatsApp kennen, dargestellt.
  • Alle Nachrichten sind mit den Kundendaten in ARGUS verknüpft.
  • Die Einbindung unserer WhatsApp Business Schnittstelle spart Arbeitsschritte, denn Sie haben Ihre Kunden immer „direkt im Blick“.
Zwischenablage

Mit einem Klick hierauf werden die wichtigsten Daten in Ihre Zwischenablage kopiert. Vor dort kann man dann die Daten z.B. in ein WORD-Dokument mit der Tastenkombination STRG+V übernehmen.

Vorgänge

In diesem Teil der Reise wird Ihnen eine Übersicht aller vorhandenen Vorgänge angezeigt. Oberhalb der Anzeige auf der linken Seite können Sie bei Bedarf die Anzeige pro Vorgang mit “+Mehr anzeigen” bzw. “- Weniger Anzeigen” mit den Leistungsdetails ergänzen oder wieder entfernen. Das “Mehr anzeigen” können Sie auch grundsätzlich über <Administration/Einstellungen/Reisen> und dem Setzen eines Hakens bei “Leistungsdetails in der Reiseansicht” aktivieren.

Provision erfassen 

Dieser Punkt ist für diejenigen Reisebüros, die im ARGUS keine Veranstalterbuchhaltung machen. Hier können Sie die zu erwartenden und erhaltenen Provisionen hinterlegen. Diese können Sie sich dann über <Reporting/Provisionsliste> ansehen.

Leistungsträgerabrechnung 

Die Informationen dazu finden Sie in der getrennten Dokumentation „LTA“. 

Preisdetails

Hier erhalten Sie eine Übersicht über die in der Reise festgelegten Gesamtpreise, Serviceentgelte, Rabatte/Provisionen, Preis für Direkt- und Agenturinkasso. 

Zahlungen

In diesem Bereich der Reise erhalten Sie einerseits eine Übersicht der bereits erfassten Kundenzahlungen sowie die Möglichkeit, Kundenzahlungen mit den verschiedenen Zahlarten (definiert unter <Administration/Buchhaltung/Zahlarten>). Die Aufteilung auf An- und Restzahlung wird ebenfalls angezeigt.

Teilnehmer

In diesem Abschnitt der Reise werden Ihnen die vorhandenen Reiseteilnehmer mit den über die Preisedetails zugewiesenen Preisen aufgelistet. 
Die wichtigsten Spalten kurz erklärt: 

Spalte  Beschreibung 
Symbol  Öffnen der Kundenstammdaten. 
Zusatzinfos  Hier können Sie mit Klick auf den Bleistift bei den folgenden Punkten ntsprechende Notizen hinterlegen (z.B. bei Eigenveranstalter)
– T: Ticket
– Z: Zimmer
– B: Bemerkung
€  Wenn ein Reiseteilnehmer selbst bei Ihnen die komplette Reise oder seinen Anteil daran bezahlt, können Sie dies über einem Klick auf das EURO-Symbol erfassen. Damit wird dann in der Zahlungsübersicht dokumentiert, dass der Teilnehmer … die Zahlung geleistet hat. 
Aktual.  Hierüber können Sie den Teilnehmer aktualisieren oder auch löschen. 
Hierüber können Sie die Reihenfolge der Teilnehmer verändern.

Unterhalb der Anzeige sehen Sie die Zuordnung der Teilnehmer zu den einzelnen Vorgängen. Sollte dort ein Teilnehmer fehlen, so können Sie diesen mit der gedrückten linken Maustaste reinschieben. Eine gleichzeitige Zuordnung bei allen Preiszeilen im jeweiligen Vorgang ist damit gleichzeitig verbunden. 

Eine nähere Erklärung entnehmen Sie bitte dem folgenden Video:

Termine & Notizen

In diesem Bereich der Reise erhalten Sie zunächst eine Übersicht der bereits vorhandenen Termine, Notizen und Veranstaltungen. Sobald Sie auf die Bereichsüberschrift oder im linken Menü auf das “+”-Zeichen klicken, öffnet sich eine Maske zur Erfassung der Daten, wobei Sie die zu erfassenden Daten zunächst über das Dropdown-Feld bei Kategorie einstellen. Mit der Einstellung bei Priorität legen Sie die Wichtigkeit fest.

Druckcenter

In diesem Teil der Reise wird Ihnen eine Auflistung der vorhandenen Dokumente angezeigt. 

Bitte beachten! 

  • Die Angabe von An- und Restzahlterminen ist nur für Agenturinkasso-Vorgänge. Soll Ihr Kunde an den Veranstalter verschiedene Zahlungstermine beachten, so kann man diese Info ggf. im Hinweistext-Unten hinterlegen. 
  • Befindet sich am Druckdokument ein Anhang, so wird der gleiche Anhang bei nochmaligem Druck im Druckcenter nicht noch einmal mit abgelegt. 
  • Die Größe des hochgeladenen Briefpapieres beeinflusst die Performance bei der Darstellung. 
  • Auf einer Rechnung für einen Privat- sowie für einen Geschäftskunden müssen vorhandene Steuern ausgewiesen werden. 
  • Die automatische Generierung des PDF´s bei Dokumenteneigenschaften und Vorgängen wird nur dann ausgeführt, wenn auch WIRKLICH eine Änderung gemacht wurde. 
  • Für die Consolidator und den Gutschein-Veranstalter wird automatisch keine Leistungsträger-Adresse im Druckcenter angegeben. 

Links oberhalb der Liste finden Sie die Zwischenablage. Hierin werden alle Dokumente zur Zuordnung abgelegt, die aus XENA, NEO, Formblättern, … kommen. Unterhalb dieser Zwischenablage können Sie Ihrem Kunden für alle markierten Dokumente einen Link zum Öffnen oder für die digitale Signatur schicken. 

In der Spalte “Aktionen” haben Sie folgende Möglichkeiten: 

  • Dokument öffnen 
  • E-Mail-Maske öffnen, wobei das jeweilige Dokument als Anhang bereits dabei ist 
  • Link per E-Mail versenden, damit Ihr Kunde einen Link für die “Digitale Unterschrift”, zusammen mit dem Dokument erhält 
  • Digitale Signatur: hiermit kann Ihr Kunde das Dokument digital unterschreiben 

 

Das Druckcenter ist wie folgt unterteilt: