LTA (Leistungsträger Abrechnung)

Mit diesem zusätzlichen ARGUS-Tool werden ausschließlich die Veranstalterabrechnungen bearbeitet (keine Kundenzahlungen, …).

In der Leistungsträgerabrechnung werden ausschließlich die Abrechnungen der Veranstalter bearbeitet (Provisionen vom Veranstalter, Zahlung des Reisebüros an/vom Veranstalter).

Ferner wird die Maske der Leistungsträgerabrechnung über die Funktion „Entgelte suchen“ die im Vorgang-Preisdetails hinterlegten Entgelte (Zuschläge, Rabatte (Abschläge) und Provisionen ans unterbuchende Reisebüro) entsprechend der jeweiligen Definition (mit/ohne Steuer) auf die entsprechenden Konten gebucht und kann dann über die T-Konten geprüft werden.

Bitte beachten:
Sobald ein Vorgang in der Leistungsträgerabrechnung verbucht wurde, wird diese Verbuchung im Vorgang mit einem “!” dokumentiert. Um aber dennoch eine neue Preiszeile einfügen zu können, setzen Sie zunächst einmalig bei <Administration/Einstellungen/Einstellungen Reisen> einen Haken bei „Preisänderung nach LT-Abrechnung möglich“.

Sie können dann im Vorgang einfach auf +Preis klicken, um eine weitere Preiszeile (z.B. für den neuen Differenzbetrag) einzufügen.

Die neue Preiszeile ist dann in der Leistungsträgerabrechnung noch zu verbuchen. Eine gesperrte Preiszeile kann ohne Stornierung in der Leistungsträgerabrechnung nicht geändert werden. 

Die Teilnehmerzuordnung ist nach der Verbuchung der Leistungsträgerabrechnung weiterhin möglich. 

Suchkriterien 

In den Suchkriterien können Sie verschiedene Parameter festlegen, nach denen ARGUS Ihnen die betreffenden Vorgänge in einer Liste (Anzeigebereich) anzeigen soll. Um weitere Kriterien zu bekommen, können Sie in den einzelnen Bereichen mit Klick auf weitere Filter-Parameter hinzuschalten.  

Bitte beachten:
Bei dem Kriterium „Filter“ ist eine Mehrfachauswahl möglich: mit ODER werden die ausgewählten Kriterien verbunden. In dem zugeschalteten Bereich 

Bei der Stapelbearbeitung wird diese Nummer eintragen (nur bei der Bearbeitung des 1. Vorganges, bei der Bearbeitung des 2. Vorganges und der weiteren wird diese Nummer automatisch vorbelegt) und so zunächst die Erlöse bei Bedarf vorkontiert. Später können Sie dann die Beleg-Nr. in der Suchmaske der Leistungsträgerabrechnung hier eintragen und finden somit sofort alle vorkontierten Vorgänge und können die Zahlungen dann über Sammelbearbeitung->Sammelzahlung->Gesamtzahlung mit wenigen Klicks sehr schnell verbuchen. 

Mit der Aktion oben rechts können Sie die Maske wieder zurücksetzen und mit den Eingaben neu beginnen. 

Wollen Sie mehrere Vorgänge nacheinander suchen und in dem Anzeigenbereich zur späteren gemeinsamen Bearbeitung angezeigt bekommen, gehen Sie so vor: 

• 1.Vorgang suchen
  • Klick auf Vorgänge suchen
  • gefundenen Vorgang mit einem Haken markieren
  • 2.Vorgang suchen
  • Klick auf Vorgänge suchen
  • gefundenen Vorgang mit einem Haken markieren
  • u.s.w. 

Die so markierten Vorgänge werden automatisch zwischengespeichert und im Anzeigenbereich gelistet. 

Näheres entnehmen Sie bitte dem folgenden Video:  

Wurde ein Vorgang mit 0€ angelegt, wird dieser hier mit einem grünen Punkt versehen. 

Durch die farblichen Punkte am Ende der Anzeige wird der Stand der Leistungsträgerabrechnung pro Vorgang dokumentiert: 

Wenn gewünscht, stehen rechts oberhalb des Anzeigebereiches PDF- bzw. EXCEL-Export zur Verfügung. 

In den Spalten VA-Rechnung, bis VA-Erlös können in Klammern verschiedene Buchstaben stehen: 

Vorgehensweise 

Gehen Sie die einzelnen Bereiche nacheinander durch. Wollen Sie keine Provision, sondern nur eine Zahlung an oder vom Veranstalter erfassen, beginnen Sie im Bereich D. Sobald dann die Endabrechnung des Veranstalters vorliegt, beginnen Sie im Bereich A.

ARGUS möchte wissen, ob der Zahlbetrag in Verbindung mit einer Provision steht. Bekommen Sie zu einem Vorgang keine Provision, buchen Sie bitte im Bereich A den Positionspreis mit 0% Provision durch. 

ARGUS prüft Ihre Eingaben: 

Alle Eingaben aus Bereich A im Positionspreis werden nach dem Übernehmen im Bereich C in der Spalte Preis angezeigt und mit dem Gesamtpreis des Vorgangs aus Bereich B (hier werden die wichtigsten Vorgangsdaten gelistet) verglichen. Wurde nicht der gesamte Vorgangspreis in der Spalte Preis des Bereiches C erkannt, wird die Differenz im Bereich A im Feld Positionspreis automatisch angezeigt. Wurde ein höherer Positionspreis verbucht, wird die Differenz zum Vorgangspreis (Bereich B) mit einem Minuswert dargestellt. Der noch offene bzw. zu viel verbuchte Zahlbetrag wird im Bereich D im Feld Zahlbetrag angezeigt  

(Setzen Sie in dem Kästchen bei „Konto“ einen Haken, so können Sie eine Kontonummer frei eingeben; das Standard-Zahl-Konto wird im Drop-Down-Feld vorgegeben, das unter Administration/Buchhaltung/Einstellungen  im Bereich Leistungsträgerabrechnung bei „Standard Zahlungskonto“ vordefiniert werden kann). 

Bitte bei Direktinkasso-Vorgängen beachten! 

Bei einem Direktinkassovorgang sind die Vorzeichen im Bereich der Provisionen so richtig: 

Näheres entnehmen Sie bitte dem folgenden Video:  

 Bearbeitungsmöglichkeiten 

In der Anzeige der gefundenen Vorgänge wird nach einem Links-Klick auf eine Zeile ein Aktions-Untermenü angezeigt: 

Nach Klick auf eines dieser Buttons wird die jeweilige Aktion gestartet: 

Hiermit wird der markierte Vorgang einzeln bearbeitet. 

Bereich A 

Die wichtigsten Punkte: 

Bereich B 

Hier werden zur Veranstalterabrechnung benötigten Daten aus dem erfassten Vorgang der Reise angezeigt. 

Bereich C 

Hier sehen Sie, eine Zusammenfassung der zur Buchung anstehenden Verprovisionierung/Belastung und die Zusammenhänge zu dem Bereich A (über gleiche Nummern dargestellt): 

Wenn Sie bereits eine Provision definiert und diese mit Übernehmen (Aus Bereich A) bestätigt haben, so können Sie diese Zeile dennoch wieder bearbeiten. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die zu bearbeitende Provisionszeile, so wird ein kleines Menü direkt darunter angezeigt: 

Mit Bearbeiten wird Provisionszeile zur Bearbeitung in den Bereich A übertragen oder mit Entfernen wird diese Provisionszeile gelöscht. 

Bereich D 

In diesem Teilbereich geben Sie die entsprechenden Daten ein, wobei der Zahlbetrag aus dem Bereich C bereits eingeblendet wird. Zur Übernahme klicken Sie auf Übernehmen oder zum Verwerfen auf Verwerfen. 

Hierbei können Sie bei Bedarf durch Setzen des Hakens nach Bezahldatum dieses für weitere Vorgangsbearbeitungen zur Vorblendung vorbereiten oder das Konto frei eingeben (ohne Haken wird eine Drop-Down-Liste der vordefinierten Zahlarten aus <Administration/Buchhaltung/Zahlarten> angezeigt). 

Es gibt einen Sonderfall (nicht in Verbindung mit einem Agenturinkasso-Vorgang!), wenn im Vorgang ein Entgelt mit Direktinkasso angelegt wurde: 

Nur in diesem Fall wird in der Leistungsträgerabrechnung bei der Zahlung ein weiteres Feld angezeigt: 

Das Entgelt können Sie anhaken, damit es in der Zahlung vom Veranstalter berücksichtigt werden kann: 

Bereich E 

Wenn die Zahldaten stimmen, der Zahlungstext, das Bezahldatum, die Zahlart, Bankbeleg-Nr. und Zahlbetrag, klicken Sie auf Direkt verbuchen (die Daten werden auf den festgelegten Konten verbucht), ansonsten auf Abbrechen (Sie gelangen zurück in die Ausgangssuchmaske). 

Klicken Sie auf Direkt verbuchen, so wird Ihnen zum Festlegen des Erlösdatums diese Maske angezeigt: 

Wählen oder geben Sie den gewünschten Zeitpunkt für die Verbuchung der Erlöse ein und Klicken dann auf Verbuchen (evtl. auch auf Zurück oder Schließen).  

Nach dem Verbuchen wird, bei erneutem Öffnen der Maske der Leistungsträgerabrechnung, die Provisionszeile(n) mit einem grünen Haken versehen.  

Wurde(n) die Provisionszeile(n) bereits über verbucht, so können Sie diese nicht mehr einfach bearbeiten oder löschen, sondern die bekommen diese Möglichkeiten zur Bearbeitung angeboten: 

Stornieren 

Die gewählte Zeile wird mit nach dem Storno mit umgekehrten Vorzeichen in den Provisionsbereich eingefügt: 

Nach dem Direkt verbuchen werden die Provisionszeilen so dargestellt:

Stornieren und Neubuchen 

Die gewählte Zeile wird mit umgekehrtem Vorzeichen eingestellt und es kann zusätzlich im oberen Teil der Maske eine Neuverbuchung eingestellt werden: 

Sollte der Monat für die Stornierung unter <Buchhaltung/Abschluss/Monatsabschluss> gesperrt sein, so können Sie über eine kleine Maske ein anderes Datum zur Verbuchung eintragen und bekommen dazu folgendes angezeigt: 

Näheres entnehmen Sie bitte dem folgenden Video:

Sammelbearbeitung 

Nach Klick auf diesen Button  

wird die Maske der Sammelbearbeitung für den einen Vorgang geöffnet: 

Mit Klick auf Bearbeiten wird die Maske der Einzelbearbeitung geöffnet. Alle anderen in der Maske oben gelisteten Funktionen (Stapelbearbeitung, Sammelzahlung, Sammelabrechnung, …) entsprechen denen für die Bearbeitung mehrerer Vorgänge. 

Näheres entnehmen Sie bitte dem folgenden Video: 

Reise öffnen 

Die zugehörige Reise wird geöffnet. 

Kundenzahlung 

Falls Sie eine Kundenzahlung von hier aus erfassen möchten, wird die Maske dazu geöffnet: 

T-Konto 

Das T-Konto der bisherigen Verbuchungen in der Reise (aller Vorgänge) wird angezeigt: 

Wurde hingegen im gewählten Vorgang noch nichts verbucht, so erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis: 

Aktionsbuttons

In der Maske der <Buchhaltung/Leistungsträgerabrechnung> stehen Ihnen folgende Aktionsbuttons zur Verfügung: 

Die Aktionsbuttons im Einzelnen: 

Vorgänge suchen 

Sobald Sie die Suchkriterien gefüllt haben, klicken Sie auf diesen Button, damit ARGUS die gewünschten Vorgänge in dem Anzeigebereich darstellen kann. 

Dabei kann die Spalte VA-Erlös auf Wunsch auch den Erlösbetrag anzeigen. Stellen Sie dazu unter <Administration/Einstellungen>→Einstellungen Reisen die Auswahl bei „Anzeige Erlöse in LT-Suche“ entsprechend ein. 

In der Spalte „Offen KD“ werden die noch offenen Kundenzahlungen in Rot, kein offener Betrag und ein Guthaben in Grün angezeigt. 

Sobald Sie mit der Maus über einen VA-Erlös zeigen, wird in einem Tool-Tip das Datum angezeigt: 

Wenn Sie in der Anzeige die Vorgänge mit 0€ ausgeblendet haben möchten, so setzen Sie einen Haken bei „Preise mit Betrag 0,00 entfernen“: 

Näheres entnehmen Sie bitte dem folgenden Video:  

Entgelte suchen 

Hiermit werden alle Vorgänge mit dem Filter „offene Entgelte“ oder „gebuchte Entgelte“ angezeigt. In den Entgelten sind enthalten: 

• Zuschlag 

• Abschlag 

• Provision (ans unterbuchende Reisebüro) 

Bitte beachten: 

Die Entgelte sollten z.B. 1x pro Monat in der Leistungsträgerabrechnung unter Entgelte suchen verarbeitet werden. 

Ohne diese Verarbeitung werden die Entgelte nicht auf die Steuerkonten und nicht auf das Kundenkonto verbucht. Wichtig somit auch für die Erstellung der UVA. 

Entgelte verbuchen 

Wichtig: 

Alle Entgelte (Zuschlag/Abschlag/Provision) sind Beträge, die von Ihrem Büro gewährt werden bzw. die Provision, die an das unterbuchende Reisebüro weitergereicht wird. In der Regel werden die Entgelte immer dem Vorgang zugeordnet, für den das Entgelt verlangt wird. Schließlich steht Ihr Serviceentgelt in direktem Zusammenhang mit der verkauften Buchung. 

„Vorgangsunabhängig“ verwendet Sie nur für die Entgelte, die nicht im direkten Zusammenhang mit einem Vorgang stehen. Wie zum Beispiel eine Bearbeitungsgebühr für die aus mehreren Vorgängen bestehende Reise, wenn die z.B. oder ein Rabatt auf den Gesamtpreis und nicht auf den Vorgangspreis gewährt wird. 

Serviceentgelte, Abschläge und Provisionen (ans unterbuchende Reisebüro (in den Preisdetails eines Vorganges festgelegt)) werden hier über Entgelte suchen verbucht; Serviceentgelte sind keine Provisionen. Diese haben mit der Verrechnung des Veranstalters nichts zu tun und müssen daher getrennt abgerechnet werden. Rabatte sind Erlösschmälerungen und werden in der GuV bei den entsprechenden Konten gelistet. Bei der Verbuchung der Rabatte wird die Information für die Steuer aus der Hinterlegung im jeweiligen Vorgang geholt: 

Die Verbuchung der im Zuschlag hinterlegten Konten geschieht nach der Definition der Zuschläge (<Administration/Buchhaltung/Serviceentgelte>). Aus dem Zuschlagsbetrag wird automatisch das hinterlegte Konto für die Steuer gemäß der dort definierten %-Verteilung gebucht. Somit ist es wichtig, dass bei der Betragseingabe im Vorgang der Betrag inkl. USt. ist. 

Zur Verbuchung stellen Sie die Suche so ein: 

Nach Klick auf Sammelbearbeitung erhalten Sie die nachstehende Maske (exemplarisch): 

Hier können Sie die einzelnen Zuschläge, Abschläge (Rabatte) und Provisionen (für unterbuchendes Reisebüro) entweder einzeln über Verbuchen oder Alle verbuchen bearbeiten. Dazu wählen Sie jeweils aus dem Drop-Down-Menü das Datum, zu welchem verbucht werden soll: 

• Buchungsdatum Reise 

• Abreisedatum Reise 

• Buchungsdatum Vorgang 

• Abreisedatum Vorgang 

• Freies Datum eingeben 

Haben Sie das jeweilige Datum eingestellt, so können Sie mit Verbuchen einzeln oder mit Alle verbuchen alle verbuchen. 
 

Wichtig: 

ServiceFee (Entgelte) werden auf das Kundenkonto erst nach Entgelten suchen und der jeweilige Steuerbetrag auf die Steuerkonten verbucht (wichtig auch für das Erstellen der UVA). 

Sollte die Definition eines Serviceentgeltes nicht korrekt sein, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben und das fehlerhafte Entgelt nicht verbucht.  

Eine Fehlermeldung könnte so aussehen: 

Wurde ein Entgelt versehentlich ohne Steuer bereits verbucht: zur Korrektur bitte so vorgehen: 

1. dass „falsch“ verbuchte Entgelt stornieren und über die Entgeltsuche in der Leistungsträgerabrechnungsmaske mit dem Konto ohne Steuer verbuchen 
2. Korrektur der Serviceentgelt-Definition mit Steuer im Vorgang 
3. in den Preisdetails gleichen Zuschlag erneut hinterlegen 
4. über die Entgeltsuche in der Leistungsträgerabrechnungsmaske verbuchen 

Als Belegnummer wird automatisch die Reisenummer vergeben. 

Rabatte / Provisionen können hier nicht verbucht werden, wenn das Erlöskonto ein Kostenstellenkonto ist und in der Reise keine Kostenstelle hinterlegt ist. 

Entwürfe suchen 

Wenn Sie in der Einzelbearbeitung eines Vorganges die Vorkontierung der Erlöse (Provisionen) mit „Entwurf speichern“ gespeichert haben, können Sie diese hier mit Entwürfen suchen wiederfinden und weiterbearbeiten. 
 

Bitte beachten: 

Wurde auch eine Zahlung als Entwurf gespeichert, so können Sie diese Art der Vorbereitung für die Sammelbearbeitung nicht verwenden, da eine Sammelbearbeitung mit der Zahlung (als Entwurf gespeichert) nicht verarbeitet werden kann. Wurde lediglich die Provision als Entwurf gespeichert, ist eine spätere Sammelbearbeitung möglich. 

Eine Stornierung eines bereits verbuchten Erlöses kann als Entwurf nicht gespeichert werden. Dazu wird eine Hinweismaske eingeblendet. 

Näheres entnehmen Sie bitte dem folgenden Video:  

Zurücksetzen 

Alle Suchkriterien werden zurückgesetzt (gelöscht). 

Zwischengespeicherte leeren 

Mit dieser Funktion können Sie die zwischengespeicherten Vorgänge aus der Markierung wieder entfernen. 

Nur Markierte anzeigen 

Nur die mit einem Haken markierten Vorgänge werden angezeigt. 

Sammelbearbeitung 

Ausgehend von der Leistungsträgerabrechnungs-Maske können Sie die markierten Vorgänge entweder einzeln oder im Rahmen einer Sammelbearbeitung bearbeiten. Dabei bedeutet „Einzeln“, dass Sie sich die Vorgänge einzeln nacheinander selbst aufrufen müssen;  

„Sammelbearbeitung“ dagegen bedeutet, dass die gewählten Vorgänge in der Reihenfolge des Zusammensuchens (oder eine frei wählbare Reihenfolge) automatisch zur Bearbeitung angezeigt werden. Hierin sind dann weitere Bearbeitungsmöglichkeiten enthalten. Zunächst sind die gewünschten Vorgänge zusammenzusuchen. Dabei ist es gerade bei der Bearbeitung einer Veranstalterabrechnung sehr hilfreich, dass die Vorgänge später genau in der Reihenfolge zur Bearbeitung vorgelegt werden, in der man sie zusammengesucht hat. Das spart enorm viel Zeit bei der Verbuchung. 

Eine Zusammenstellung der einzelnen Bearbeitungsmöglichkeiten finden Sie nachstehend: 

1.Vorgang suchen 

• Klick auf Vorgänge suchen 
• gefundenen Vorgang mit einem Haken markieren 

2.Vorgang suchen 

• Klick auf Vorgänge suchen 
• gefundenen Vorgang mit einem Haken markieren 
• u.s.w. 

Die so markierten Vorgänge werden automatisch in der Reihenfolge der Markierung zwischengespeichert. Zur weiteren Bearbeitung klicken Sie dann auf Sammelbearbeitung: 

Nach Klick auf Sammelbearbeitung erhalten Sie die nachstehende Maske mit Angabe der Anzahl der zur Sammelbearbeitung anstehenden Vorgänge in der Reihenfolge der vorhergehenden Zusammenstellung (hier 4 Vorgänge):

Hinweis: 

Mit einem Klick auf Bearbeiten bei den einzelnen Vorgängen würden Sie die gleiche Maske wie bei der Einzelbearbeitung erhalten. Hier ist auch beschrieben, wie Sie eine gemeinsame Belegnummer bei der Eingangsverbuchung eintragen, um diese dann für die Gesamtzahlung im Rahmen der Sammelzahlung zu verwenden. 

Klickt Sie auf Bearbeiten eines jeden Vorgangs, so ist pro Vorgang ein eigenes Zahldatum eingebbar. Mit Klick auf Alles buchen wird dann nur nach dem Datum für die Erlöse gefragt. Die Zahlung wird pro Vorgang mit dem dort eingegebenen Zahldatum vorgenommen. Somit sind in einer Sammelbearbeitung vorgangsbezogene Zahldatumseingaben möglich. 

Zur Bearbeitung der Sammelbearbeitung stehen nun folgende Tools zur Verfügung: 

Indiv. Sortierung 

Um bei Bedarf die Bearbeitungsreihenfolge entgegen der Markierung durchführen zu können, kann man hier die Bearbeitungsreihenfolge ändern: 

Näheres entnehmen Sie bitte dem folgenden Video:  

Listenansicht 

Sobald Sie auf diesen Button klicken, wechselt die Ansicht von den Kacheln in eine Listenansicht, in der Sie dann zu einem Vorgang gemäß der Veranstalterabrechnung mehrere Buchungssätze erfassen können; Sie müssen somit für diese Fälle den Vorgang nicht mehrmals anfassen. Die Vorgangsansicht sieht dann so aus:

Stapelbearbeitung 

Diese Bearbeitung wirkt genauso wie eine Einzelbearbeitung. Es wird auf kein Sammelkonto gebucht. Sie müssen die Vorgänge nicht einzeln mit einem Klick auf Bearbeiten aufrufen, sondern es werden Ihnen nacheinander die einzelnen gewählten Vorgänge automatisch gemäß der gewählten indiv. Sortierung zur Bearbeitung vorgelegt. 

Bitte beachten: 

Um die einzelnen Vorgänge zur späteren Verbuchung vor zukontieren, schreiben Sie bitte in das Feld Belegnummer eine eindeutige Nummer. Mit Hilfe dieser Nummer lassen sich dann diese Vorgänge zur späteren Verbuchung sehr schnell und zeitsparend wieder finden. Diese Belegnummer ist dabei nur einmal einzugeben, da sie im nächsten zu bearbeitenden Vorgang automatisch vorbelegt wird. Später können Sie oder evtl. ein anderer User mit dieser Nummer Ihre Vorkontierung sehr schnell finden und braucht dann nur noch mit wenigen Klicks die Zahlungen zu verbuchen. Die Verbuchung der Zahlung erfolgt dann über Sammelzahlung->Gesamtzahlung. 

Wurde unter <Administration/Buchhaltung/Einstellungen> -> Leistungsträgerabrechnung bei „Anzeige Positionspreis“ „Preiszeilen“ ausgewählt, so können Sie die Positionspreise einzeln bearbeiten. 

Klicken Sie nach jeder Bearbeitung auf In den Stapel. Sobald alle gewählten Vorgänge bearbeitet sind, erhalten Sie eine Übersicht in folgender Form: 

Wollen Sie von hier aus eine weitere Buchung zu einem bereits bearbeiteten Vorgang hinzufügen (steht evtl. so auf der Veranstalterabrechnung), so können Sie dies nach der Auswahl des betreffenden Vorgangs mit der linken Maustaste und einem Klick auf den Button Neue Buchungszeile im kleinen Untermenü tun (z.B. wurde die Erfassung der Anzahlung im ersten Schritt erfasst, so können Sie hiermit den auf der Veranstalterabrechnung später erscheinenden Restbetrag weiter erfassen und benötigen somit keine erneute Stapelbearbeitung).  

Abhängig von der vorherigen Bearbeitungsart (Sammelbearbeitung, Sammelzahlung) wird die entsprechende Erfassungsmaske geöffnet und Sie können dann eine weitere Buchung zu diesem Vorgang hinzufügen. Dies ist sehr hilfreich, wenn in einer Veranstalterabrechnung zu einem Vorgang mehrere Abrechnungen draufstehen. 

Klicken Sie nach der Kontrolle auf Alles Buchen oder zum Abbruch auf Session löschen. Nach Klick auf Alles Buchen müssen Sie noch festlegen, zu welchem Datum die Erlöse verbucht werden sollen: 

Mit Klick auf Verbuchen wird dann der Stapel verbucht. Dabei wird Ihnen der Prüf- und Verbuchungsverlauf wie folgt dargestellt: 

Zunächst werden die Stapel-Buchungen vorbereitet: 

Danach werden die zu verbuchende Vorgänge geprüft; die Anzahl wird oberhalb des Laufbalkens angezeigt (1/6, 2/6, 3/6, … 5/6) 

Verlief die Prüfung erfolgreich, kommt der eigentliche Verbuchen-Vorgang: 

Ist die Anzahl der zu verbuchenden Positionen erreicht (hier 5/5), dann klicken Sie auf OK, die Maske schließt sich dann; die Session wird automatisch geleert. 

Wenn es während der Verbuchung zu Problemen kommt, dann wird das Problem auf diese Art dargestellt (eine Verbuchung des Stapels findet nicht statt):

Fahren Sie mit der Maus auf den roten Punkt, so wird die Ursache in einem ToolTip-Fenster angezeigt; hier als Beispiel „TOU: Error Buchungsdatum liegt nicht in einem offenen Geschäftsjahr (date = …)“. Markieren Sie mit der linken Maustaste den Buchungssatz, können Sie diesen bearbeiten und dann erneut Alles buchen aktivieren. 

Achtung: 

Bei einer Sammelverbuchung wird im Hintergrund das Konto für die Sammelzahlung Veranstalter verwendet. Im SKR03 ist das i. R. 1599. Auf diesem Konto werden alle Vorgänge, die in einer Sammelverbuchung drin waren, protokolliert. Öffnen Sie nach der Sammelverbuchung den Vorgang in der Leistungsträgerabrechnung, so wird im Bereich „Getätigte Zahlungen“ die Anzeige wie in diesem Beispiel aussehen: 
 

Sie erkennen, dass dieser Vorgang Bestandteil einer Sammelverarbeitung gewesen ist: 

1200 = Bankkonto 

1599 = Sammelzahlung 

Sollte ein Vorgang aus der Sammelverbuchung zu korrigieren sein, genügt es, diesen einzeln zu bearbeiten. Das Konto 1599 wird dann nicht mehr benutzt, auch nicht als Zahlkonto. 

Sammelzahlung 

Bei einer Sammelzahlung wird im Hintergrund auf das Sammelzahlungskonto gebucht. Im Vorgang selbst wird als Zahlart die Bank angezeigt. Zur weiteren Bearbeitung erhalten Sie diese Auswahl: 

Nur Zahlungen 

Hiermit werden die Zahlungen an oder vom Veranstalter verarbeitet. Verbucht wird dann am Ende auf ein bestimmtes Zahlkonto zu einem bestimmten Zahltermin. 
Dazu erhalten Sie diese Maske: 

Geben Sie hier die Zahlung für den Vorgang ein und klicken dann auf In den Stapel. Anschließend wird Ihnen automatisch der nächste Vorgang in dieser Zahlmaske dargestellt. Sollten Sie nun eine andere Reihenfolge der vorgelegten Vorgänge wünschen, so klicken Sie zunächst auf Abbrechen und Wählen dann selbst den nächsten Vorgang. 
 
Ihnen wird diese Zahlmaske so lange angezeigt, bis es keinen Vorgang mehr zum Bearbeiten gibt. Sind alle Vorgänge verarbeitet, erhalten Sie eine entsprechende Übersichtsmaske: 

Geben Sie hier die Zahlung für den Vorgang ein und klicken dann auf In den Stapel. Anschließend wird Ihnen automatisch der nächste Vorgang in dieser Zahlmaske dargestellt. Sollten Sie nun eine andere Reihenfolge der vorgelegten Vorgänge wünschen, so klicken Sie zunächst auf Abbrechen und Wählen dann selbst den nächsten Vorgang. 
 
Ihnen wird diese Zahlmaske so lange angezeigt, bis es keinen Vorgang mehr zum Bearbeiten gibt. Sind alle Vorgänge verarbeitet, erhalten Sie eine entsprechende Übersichtsmaske: 

Wollen Sie von hier aus eine weitere Buchung zu einem bereits bearbeiteten Vorgang hinzufügen (steht evtl. so auf der Veranstalterabrechnung), so können Sie dies nach der Auswahl des betreffenden Vorgangs mit der linken Maustaste und einem Klick auf den Button Neue Buchungszeile im kleinen Untermenü tun. Abhängig von der vorherigen Bearbeitungsart (Sammelbearbeitung, Sammelzahlung) wird die entsprechende Erfassungsmaske geöffnet und Sie können dann eine weitere Buchung zu diesem Vorgang hinzufügen.  

Um alles zu verbuchen, klicken Sie bitte auf Alles buchen oder, um die Session zu leeren, auf Session löschen, damit die Liste geleert und nichts verbucht wird.

 
Nach Klick auf Alles buchen erscheint nachstehende Maske:

Gesamtzahlung 

Hier ist die Voraussetzung, dass bei den Vorgängen nur die Eingangsrechnung (noch keine Zahlung, nur die Provision) verbucht wurde. Ansonsten erhalten Sie eine Hinweismeldung „In der Gesamtzahlung können nur Vorgänge bearbeitet werden, in welchen bereits eine Eingangsrechnung verbucht wurde!“. Wie man hier die Verbuchung vornimmt, erfahren Sie bei der Einzelbearbeitung.  

Haben Sie über der gemeinsamen Belegnummer alle Vorgänge gesucht, alle markiert, Sammelbearbeitung und dann Sammelzahlung gewählt, so erhalten Sie nach Klick auf Gesamtzahlung diese Maske: 

Hierin sind alle Vorgänge mit der Gesamtsumme aufgelistet. Klicken Sie auf In den Stapel und danach auf Alles buchen. 

Zahlungen und Rechnungen 

Hiermit werden die Veranstalterabrechnungen (Erlöse auf die verschiedenen Erlöskonten zu einem gemeinsamen Datum und -wenn noch nicht geschehen-, Zahlungen zu dem jeweiligen Zahldatum) verbucht.
Bitte beachten:
Wurde unter <Administration/Buchhaltung/Einstellungen> -> Leistungsträgerabrechnung bei „Anzeige Positionspreis“ „Preiszeilen“ ausgewählt, so können Sie die Positionspreise einzeln bearbeiten. 

 Sie erhalten zu jedem Vorgang eine Bearbeitungsmaske wie diese: 

Tragen Sie hier die entsprechenden Daten ein (in der Folgemaske wird das Belegdatum vorgeblendet), klicken auf  Übernehmen und dann auf In den Stapel.  

Anschließend wird automatisch der nächste Vorgang zur Bearbeitung angezeigt. Geben Sie auch hier die Daten ein. Nach Klick auf Alles buchen erscheint nachstehende Maske: 

Nach Klick auf Verbuchen wird mit 2 Laufbalken die Verbuchungsabfolge angezeigt. Ist die Anzahl der zu verbuchenden Positionen erreicht (z.B. 2/2), dann klicken Sie auf OK, die Maske schließt sich dann; die Session wird automatisch geleert. Es wird ein Zahlbetrag auf das Zahlkonto und die Erlöse je einzeln auf das jeweilige Erlöskonto gebucht 

Sammelabrechnung 

Mit dieser Funktion können Sie mehrere Vorgänge (mindestens aber 2 Vorgänge) mit dem gleichen Belegdatum, Provision, … gemeinsam bearbeiten, ohne jeden einzelnen Vorgang aufzurufen und dort die Verbuchungsparameter (Belegdatum, Provision, …)  immer erneut eingeben zu müssen. Also eine Eingabe für alle gewählten Vorgänge. 

Folgende Voraussetzungen sind dazu allerdings nötig: 

• gleiche Inkassoart 
• Rechnungsbetrag darf nicht 0€ sein 
• es sind keine Rechnungen oder Zahlungen gebucht

Um die einzelnen Vorgänge zusammen zu suchen, gehen Sie so vor: 

1.Vorgang suchen 

• Klick auf Vorgänge suchen
• gefundenen Vorgang mit einem Haken markieren

2.Vorgang suchen

• Klick auf Vorgänge suchen
• gefundenen Vorgang mit einem Haken markieren 
• u.s.w.

Sollte eines der genannten Kriterien nicht erfüllt sein, so wird diese durch eine entsprechende Meldung angezeigt und es muss die Sammelabrechnung mit Session leeren beendet werden. 

Die Bearbeitungsmaske könnte so aussehen: 

Hier sind alle gewählten Vorgänge im rechten Bereich angezeigt. Darunter steht zur Kontrolle die gesamte zur Abrechnung anstehende Summe. Dieser Betrag ist gleichzeitig der Positionsbetrag im linken Maskenteil. Geben Sie nun für die Erlösberechnung aller Vorgänge die entsprechenden gemeinsamen Daten an (Belegdatum, Belegnummer, Leistungstext, Provision %, …) und klicken dann auf Übernehmen und In den Stapel. Es werden für alle Vorgänge die gleichen Provisionsprozente (auch Belegdatum, …) voreingestellt; Sie müssen die gleichen Daten (Belegnummer, Provisionsprozente, …) nicht für jeden Vorgang einzeln eingeben.  

Eine Eingabe für alle Vorgänge reicht. Zur Verbuchung werden die einzelnen Schritte entsprechend angezeigt. Ist die Anzahl der zu verbuchenden Positionen erreicht (hier 5/5), dann klicken Sie auf OK, die Maske schließt sich dann; die Session wird automatisch geleert. 

Wenn es während der Verbuchung zu Problemen kommt, dann wird das Problem auf diese Art dargestellt (eine Verbuchung des Stapels findet nicht statt):

Fahren Sie mit der Maus auf den roten Punkt, so wird die Ursache in einem ToolTip-Fenster angezeigt; hier als Beispiel „TOU: Error Buchungsdatum liegt nicht in einem offenen Geschäftsjahr (date = …)“. Markieren Sie mit der linken Maustaste den Buchungssatz, Sie können diesen bearbeiten und dann erneut Alles buchen aktivieren. 

Hinzufügen 

Mit Hinzufügen können Sie aus der Auswahlliste des bisherigen Suchergebnisses weitere neue Vorgänge ergänzen. 

 Bitte beachten: 
Nach dem Hinzufügen oder auch Entfernen einer neuen Position kann die bestehende Stapelbearbeitung nicht fortgesetzt werden; es ist dann nur eine Einzelbearbeitung mit Klick auf „Bearbeiten“ möglich. 

Suchen Sie in der Suche der Leistungsträgerabrechnungs-Maske den gewünschten Vorgang, klicken diesen mit der linken Maustaste an und aktivieren dann die Sammelbearbeitung. In der nachfolgenden Maske wechseln Sie zunächst auf Listenansicht und setzen einen Haken bei dem neu hinzugefügten Vorgang:
 

Damit ist der neue Vorgang zum Bearbeiten aktiviert. Mit Anklicken (linke Maustaste) und anschließendem Klick auf Bearbeiten gelangen Sie zur Bearbeitung des neuen Vorgangs oder Sie wechseln in die Kachelansicht und klicken dort auf Bearbeiten. Nach Beendigung der Bearbeitung aktivieren Sie Alles buchen. Die einzelnen Verbuchungsschritte werden angezeigt. 

Session löschen 

Hiermit wird die vorbereitete Session gelöscht und es wird nichts verbucht. Die Maske kann für weitere Bearbeitungen benutzt werden. Ein Schließen dieser Maske bewirkt automatisch ein „Session leeren“. 

Grafische Zusammenstellung 

Gebuchte Zeilen anzeigen 

Mit dieser Funktion können Sie mit vorheriger Vorgangssuche und Markieren der Vorgänge eine Übersicht der verbuchten Werte bekommen. Hierin sehen Sie dann, mit welchen Provisionssätzen verbucht wurde, mit oder ohne Steuer. Also eine Kontrolle der gebuchten Werte.

Disagio verbuchen 

-Bei Erlöskonto Haken setzen und Konto für Geldverkehr eingeben 
-Übernehmen 
-Gesamten Reisebetrag mit Bank gegen. Kreditor buchen 
– Man. Buchung: Konto Geldverkehr gg. Kreditor zum Ausgleich buchen, da Disagio-Betrag bei Kreditor gebucht wurde 

Kunde erhält Geld des Veranstalters über das Reisebüro 

Das Reisebüro erhält vom Veranstalter eine Zahlung in Höhe von z.B. 50€, darin sind 20€ enthalten, die der Kunde bekommen soll: 

1. Reise erfassen
2. Kundenzahlung erfassen (mit Direktinkasso)
3. in der Leistungsträgerabrechnung: 

a. Erfassen der Provision von 30€ zum gesamten Vorgangspreis 
b. Positionspreis 0€ 
c. Provision %: 0% 
d. Provisionsbetrag: 20€ 
e. Steuer: 0,00 
f. bei Erlöskonto 1590 (SKR03, durchlaufender Posten; SKR04: 1370) 
g. Übernehmen 
h. Zahlungserfassung: 

I. 50€ mit einem Bankkonto eintragen 

Verbuchen
Ergebnis:

4. in der Reise: 

a. Kunde zahlt 20€ mit Konto 1590; das Konto 1590 ist damit ausgeglichen; es entsteht ein Rückzahlbetrag an den Kunden von 20 € in der Reise:

b. Rückzahlbetrag an den Kunden mit Bank- oder Kassenzahlung ausgleichen 

Reisebüro ist Eigenveranstalter 

Als Vorbereitung:
Unter <Administration/Einstellungen/Einstellungen Reisen> „Einkaufspreis aktivieren“ anhaken.
Dann: 

1. Einkauf der Leistungen über ein Wareneingangskonto (Kontenklasse 3 bei SKR03) mit Vorsteuer, wird manuell gegen die Bank gebucht 
2. Reise mit Eigenveranstalter und Agenturinkasso anlegen  

a. als Reisepreis den des Verkaufs nehmen
b. mit „+“ die Preisdetails aus dem Reisemenü öffnen:

Daraufhin wird unterhalb dieser Zeile die Eingabe für den EK-Preis angezeigt; gehen Sie hier Ihren Einkaufspreis (hier z.B. 1000€) ein:

Hierbei ist folgendes wichtig:
- bei den ARGUS-Einstellungen des Eigenveranstalters muss die Provision mit 0% angegeben sein: 

– bei der Eintragung in den Preisdetails eines Vorgangs 

darf bei einer Betragsangabe nur Keine und bei 0€  100% ausgewählt werden (die anderen Einstellmöglichkeiten ignorieren Sie bitte!). 
 
In der Erlösliste ohne Verbuchung wird dann bei den 1000€ EK-Preis und Erlös Keine der zu erwartender Betrag (hier die 200€) auch so eingetragen: 

Wird kein EK-Preis und bei Erlös 100% angegeben, sieht die Erlösliste so aus: 

3. Die Kundenzahlung wird normal erfasst:
4. Leistungsträgerabrechnung 

a. In dieser Maske wird dann automatisch der EK-Preis als Belastung angezeigt: 

Stellen Sie den Positionsbetrag auf den EK-Preis um, geben 100% bei der Provision und gewünschtes Erlöskonto Ihrer Wahl ein (mit 0% bei Provision) und klicken neben den Eingaben für das Belegdatum und ggf. einer Belegnummer auf Übernehmen. 
 

b. Es bleibt in diesem Fall 80€ als Gewinnaufschlag übrig. Diese Marsche verbuchen Sie dann zu 100% auf ein Erlöskonto für die Marsche (das angegebene Erlöskonto ist nur ein Beispiel): 

Klicken Sie auf Übernehmen. 
 c. Das Ergebnis sieht dann als Beispiel so aus: 

d. Nach Klick auf Direkt verbuchen wird die Verbuchung entsprechend durchgeführt. 

Dienstreise, Fortbildung Reisebüromitarbeiter 

Unternimmt jemand im Reisebüro eine Dienstreise oder nimmt an einer Fortbildungsveranstaltung teil, für die eine Reise gebucht wurde, so gehen sie so vor: 

Veranstalter zieht Zuschlag vom Kunden ein, behält aber einen Betrag X als Bearbeitungsgebühr 

Fall: Ein Veranstalter verlangt vom Kunden einen Zuschlag, den Sie später ohne eine Bearbeitungsgebühr wieder bekommen. 

Vorgehensweise: 

1. In der Reise wird der Zuschlag z.B. von 20€ mit Inkassoart „D“ erfasst:
   

2. In der Abrechnung des Veranstalters (Leistungsträgerabrechnung) wird Ihnen der Betrag 20€-5€ Bearbeitungsgebühr zurückerstattet 

a. Verbuchen Sie zunächst Ihre Provision (damit der Vorgang von der Leistungsträgerabrechnung abgeschlossen wird), es verbleiben die 20€ Zuschlag 
b. Bei Konto wählen Sie Ihr Umbuchungskonto (z.B. 1590 (SKR03)) und setzen den Haken bei Entgelte und Klicken auf Übernehmen: 
 

Dadurch wird der Zuschlagsbetrag auf das Umbuchungskonto verbucht.

c. Über eine manuelle Buchung verteilen Sie dann die verbuchten 20€ vom Konto 1590 die 15€ auf Ihre Bank und die restlichen 5€ auf ein Konto nach Absprache mit Ihrem Steuerberater.
 

Veranstalter zieht Zuschlag vom Kunden ein, behält aber einen Betrag X als Bearbeitungsgebühr 
Fall:
Ein Kunde hat anstelle an das Reisebüro einen Betrag an den Veranstalter überwiesen. Der Veranstalter überweist das Geld an das Reisebüro. 

Dieses Geld ist für Sie wie ein durchlaufender Posten. Daher gehen Sie so vor: 

1. Manuelles Buchen: Bankkonto im Soll, Gegenkonto z.B. 1590 (durchlaufender Posten) mit dem Betrag 
2. In der Reise: Zahlungserfassung mit der Zahlart für das Konto 159
   

Kunde hat Geld an den Veranstalter anstelle ans Reisebüro überwiesen 

Fall: Ein Kunde hat anstelle an das Reisebüro einen Betrag an den Veranstalter überwiesen. Der Veranstalter überweist das Geld an das Reisebüro. 
Dieses Geld ist für Sie wie ein durchlaufender Posten. Daher gehen Sie so vor: 

1. Manuelles Buchen: Bankkonto im Soll, Gegenkonto z.B. 1590 (durchlaufender Posten) mit dem Betrag 
2. In der betreffenden Reise: Zahlungserfassung mit der Zahlart für das Konto 1590
   

Korrektur der verbuchten Erlöse 
Wenn Sie die Erlöse zum falschen Datum verbucht haben – egal ob in der Einzel- oder Sammelverbuchung -, so können Sie dies wie folgt wieder korrigieren:

1. in der Maske der Leistungsträgerabrechnung (LTA) alle betroffenen Vorgänge oder nur den Einen zusammensuchen und zur Sammelbearbeitung oder Einzelbearbeitung gehen 
2. in der Bearbeitungsmaske der LTA den Erlösbetrag stornieren (nicht „Stornieren und neu verbuchen“ !) 
3. Verbuchen zum falschen Datum, damit dort die Gegenbuchung erfolgt. 
4. Vorgang erneut in der LTA öffnen und den Erlösbetrag erneut diesmal zum gewünschten richtigen Datum verbuchen.
   

Korrektur verbuchter Entgelte 
Wenn Sie die Entgelte bereits verbucht haben und dann feststellen, dass diese entweder zum falschen Datum, mit falschem Betrag, …verbucht worden sind, so gehen Sie zur Korrektur wie folgt vor: 

1. Öffnen der Reise mit dem falsch verbuchten Entgelt.
   
2. Unterhalb des letzten Vorgangs in der Reise auf Storno klicken:
   

3. Es öffnet sich die Stornomaske; hier rechts außen einen Haken bei dem zu stornierenden Vorgang mit dem Entgelt setzen:

Mit Weiter den Anweisungen der Masken folgen und am Ende Speichern. 
 4. In den Preisdetails den neuen Zuschlag eingeben. Der stornierte Zuschlag wird dabei mit einem Minusbetrag gekennzeichnet: 
 

5. In der Maske der Leistungsträgerabrechnung die betreffende Reise mit „Entgelt suchen“ suchen; es wird der stornierte alte Zuschlag (hier -55,00 €) und der Neue mit 20,00 € angezeigt: 

Zuerst wird der stornierte Zuschlag mit -20,00€ (1) mit den falschen Konditionen verbucht und dann anschließend der neue Zuschlag mit 30,00€ (2) mit den neuen Konditionen.

ACHTUNG:
Nicht beide Werte gleichzeitig verbuchen. Es wird immer mit den zuletzt eingestellten Konditionen verbucht (also mit den Neuen).  

Provisionsausfall bei speziellen Ereignissen 
Wenn Sie z.B. die Provisionsausfälle bei speziellen Ereignissen (z.B. Pandemien oder anderen Katastrophenfällen) dokumentieren möchten, so können Sie so vorgeben:

Fallbeispiel: Provisionsverlust wegen Corona-Virus

Sie können in ARGUS genau dokumentieren, dass Reisen aufgrund der Corona-Krise storniert wurden und auch wie viel Provision Ihnen entgangen ist. Nutzen Sie dafür die „Provision erfassen“ im Vorgang:
 

Hier können Sie dokumentieren, dass Sie die Provision erhalten hätten und in welcher Höhe. Die Eingabe bleibt erhalten, auch wenn Sie den Reisepreis auf null setzen (also stornieren): 

Zusätzlich können Sie als nächsten Schritt den Reistitel ändern und dort den ursprünglichen Reisepreis und den Storno-Grund eintragen:

Rufen Sie dann unter Reporting die Provisionsliste auf: 

Durch Eingabe des Zeitraums können Sie sich alle durch Corona stornierte Reisen anzeigen lassen und sehen so auf einen Blick, wieviel Provision Ihnen entgangen ist: 

1. Pro Monat eine Reise bei dem DB-Laufkunden anlegen und darin alle Bahnverkäufe als jeweils neuer Vorgang einfügen. 
2. Verbuchen-Reise z.B. mit dem Kunden DB-Kunde. 
3. Ein Abrechnungskonto für die Bahn anlegen (z.B. 1592 im SKR03); hierauf werden dann alle Abrechnungen in der Leistungsträgerabrechnung verbucht. 
4. Zahlungen in der Monats-Reise wie gewohnt erfassen. 
5. In der Leistungsträgerabrechnung über eine Sammelverbuchung alle in der Monats-Reise erfassten Vorgänge verbuchen; Zahlkonto ist dann z.B. 1592. 
6. Sobald eine Abschlagszahlung mit der Bahn zu verbuchen ist, buchen Sie manuell mit Ihrer Bank gegen das Konto z.B. 1592 den Abschlagsbetrag.  
7. Bleibt ein Betrag auf dem Konto z.B. 1592 übrig, so können Sie diesen Betrag z.B. als Provision verbuchen.