ARGUS Einstellungen

Damit Sie gut mit ARGUS starten sind die nachfolgenden Einstellungen eine wichtige Grundlage.

Einrichten des Reisebüros

Unter <Meine Daten/Firma> haben Sie folgende Einrichtungsmöglichkeiten:

• Firma
  • Benutzerverwaltung
  • Stammdaten
  • Filialen
  • Kostenstellen
  • E-Mail Konto
• Benutzer
  • Meine Daten
• Abrechnungen
• Veranstalter
• Startseite Mid-Office
  • Einrichten Apps auf der Startseite
  • Anordnung ändern
  • Standard wiederherstellen
  • Alle Apps schließen
• Einrichten Vorbelegungen (Texte, Auswahlmöglichkeiten)
• Einstellungen zur Nutzung von ARGUS: Back-Office
• Administration der Druckentstellungen
• Administration der Textvorlagen
• <Administration/Buchhaltung>
• Kontenrahmen
• Einstellungen
• Zahlungsziele
• Zahlarten
• Vordef. Buchungssätze
• Serviceentgelte
• Rabatte/Provisionen
• Steuertabelle
• Nummernkreise
• Währungen
• CAMT/MT940-Regeln
• CAMT/MT940-Bankkonten
• VA-Import

-> Neuen User einrichten

Alle nachfolgend genannten Punkte finden Sie auch in folgendem Tutorial:

Um einen neuen User anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie das Menü <Meine Daten/Firma/Benutzerverwaltung>.
2. Klicken Sie oben rechts auf + Benutzer.
3. Geben Sie alle Daten ein.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Im Anschluss werden im Hintergrund alle nötigen Prozesse zur Anlage des neuen Users gestartet; dies kann je nach Ausstattung (Buchungstools, Technikpaket, usw.) bis zu 24 Stunden dauern. Als Zeichen, dass die Anlage-Prozesse laufen, werden die Daten des neuen Users in einer anderen Farbe dargestellt.

Unter <Meine Daten/Firma/Benutzerverwaltung> können Sie für jeden User individuelle Menürechte vergeben, d. h. welche Menüpunkte darf der User benutzen. Dazu klicken Sie mit der linken Maustaste auf den betreffenden User und erhalten dann folgende Funktionen zur Auswahl:

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Bearbeiten

Hiermit kommen Sie in die Maske der User-Anlage und können hier nötige Änderungen vornehmen, z.B. eine Filiale zuordnen oder auch den Benutzer löschen.

Benutzerrechte

In der Auflistung der nutzbaren Menüpunkte können Sie überall entweder den Aktiv-Haken setzten oder entfernen. Mit Klick auf das +-Zeichen klappen Sie den entsprechenden Menübaum auf:

Mit Speichern oder Schließen (ohne Speicherung) beenden Sie den Vorgang.

Die einzelnen Felder:

Wichtig:
Sobald Sie bei Ihrem Account eine Passwortänderung vornehmen, müssen Sie auch hier das neue Passwort eintragen; ARGUS kann sonst keine E-Mails verschicken. 

Eine Anleitung finden Sie u.a. im nachstehenden Video:

Wenn Sie Ihre Daten aus einem anderen Programm nach ARGUS haben migrieren lassen, dann sollten Sie die verwendeten Veranstalter aus dem vorherigen Programm auf die in ARGUS nutzbaren Veranstalter umstellen, damit Sie eine einheitliche Nutzung der Veranstalter haben.

Dazu hat der Inhaber oder der Geschäftsleiter die Möglichkeit, unter <Administration/Werkzeuge/Veranstalter-Zuordnung> die „alten“ auf die ARGUS-Veranstalter umzustellen.
Vorher bitte unter <Meine Daten/Veranstalter> die benötigten Veranstalter aktivieren.

Die Startseite von ARGUS ist in verschiedene, individuell einstellbare Apps aufgeteilt.
Mit Apps sind im Schmetterling ARGUS die nützlichen Tools gemeint, die Sie in jedem Bereich der Topnavigationsleiste individuell und benutzerabhängig verändern können.
So können Sie zum Beispiel im Bereich “Buchung” die Apps “Newsticker” und “Schnellstart” einstellen und im Bereich ARGUS die Apps “Letzte Reisen und Vorgänge” und “Übersicht System”.

Jede App lässt sich individuell einstellen. Zeigen Sie mit Ihrer Maus auf den Überschriftsbalken, und es erscheint rechts am Ende ein kleiner Pfeil. Sobald Sie auf diesen klicken, öffnet sich ein Menü für verschiedene Einstellungen.

Um die Aufteilung der Apps zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo auf der Startseite. Ihnen wird dann ein kleines Auswahlmenü angezeigt:

Zur Verwaltung Ihrer Termine gibt es die Termin-App; diese soll hier näher deokumentiert werden. Diese sieht nach der Aktivierung unter <Administration/Einstellungen/KI-Piloten>  z.B. so aus:

Hierin wird Ihnen im Bereich KI eine Übersicht angezeigt:

Hier ist ersichtlich:

• wie viele Kunden am nächsten Tag automatisch angeschrieben werden
  • Per Button Kundenübersicht öffnet eine Kundenauflistung gefiltert auf die Kunden, welche morgen eine Mail erhalten würden:

Zusätzlich:

• Anzeige der bereits am Vortag versendeten KI-Mails
  • Auch hier gibt es einen Button welcher direkt ins Mailmaster Reporting führt.
• KI-generierte Mails sind im Reporting mit einem Klick auf Mail Master entsprechend gekennzeichnet:

Die Funktion arbeitet vollständig autonom, sobald sie aktiviert wurde.

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Welche App-Einstellungen möglich sind, z.B. Anordnungen, Aktualisierung, Standard-Wiederherstellen, können Sie sich als Video-Tutorial ansehen:

-> Einstellungen

Hier wird folgendes festgelegt:

• Allgemeine Einstellungen:
  Vortragkonten, Sammelkonten, MT940-Einstellungen, Offene Posten aktivieren, Kostenstellen, Preiszeilen aktiv
• An- & Restzahlungen:
  Woraus werden die Einstellungen genommen (aus Zahlungszielen oder aus den Veranstaltern)
• Leistungsträgerabrechnung:
  Verrechnungskonto D-Inkasso, Sammelzahlung, Datum Verbuchung, Ansichtseinstellungen, …
• Erlösauswertung
• Geschäftsjahre:
  Es werden alle vorhandenen Jahre angezeigt
• Erlöskonten:
  Grundeinstellungen für die Leistungsträgerabrechnung

-> Zahlarten

Hier stellen Sie ein, welche Zahlarten in einer Reise von welchem User verwendet werden darf.

-> Vordef. BU-Sätze

Hier definieren Sie vordef. Buchhaltungssätze für nicht-touristische Buchungen (z.B. Buchungen für den Bürobedarf) und legen fest, welche User diese im Kassenbuch oder in der Maske der manuellen Buchung nutzen dürfen.

-> Zahlungsziele

Hier legen Sie fest, welche allgemeinen Zahlungsziele gelten sollen. Diese werden dann in den Einstellungen aktiviert.

-> Zahlarten

Damit der neue User in einer Reise auch Zahlungen eintragen darf, müssen Sie ihm noch die vorhandenen Zahlarten freischalten. Öffnen Sie dazu unter <Administration/Buchhaltung/Zahlarten> die entsprechende Maske:

Nach Klick auf Mitarbeiterzuordnung ändern öffnet sich die Maske für die Zuordnung der neuen User (DropDown-Liste).

Wenn Sie für mehrere Zahlarten hinterlegen wollen, welche User diese nutzen können sollen, so gehen Sie wie folgt vor:

• Setzen Sie in das erste Kästchen einen Haken.
• Halten Sie die STRG-Taste gedrückt und markieren Sie die weiteren Zahlarten.
• Für alle so markierten Zahlarten können Sie dann mit + Für alle markierten Mitarbeiterzuordnung ändern
  die Zuordnung vornehmen.

-> Vordef. Buchungssätze

Unter <Administration/Buchhaltung/Vordef. Buchungen> verfahren Sie bei Bedarf wie bei der Zuordnung der Zahlarten.

-> Serviceentgelte

Hier legen Sie fest, welche Serviceentgelte mit welchen Konten in den einzelnen Reisen verwendet werden können.

-> Rabatte/Provisionen

Hier definieren Sie, welche Rabatte bzw. Provisionen (ans unterbuchende Reisebüro) aktiviert werden können.

-> Steuertabelle

In dieser Tabelle sind werkseitig Voreinstellungen für die einzelnen Steuern voreingestellt. Gültigkeitszeiträume können festgelegt werden.

-> Nummernkreise

Hier sind werkseitig die Nummernkreise für die Debitoren und Kreditoren mit den zugehörigen Sammelkonten hinterlegt. Nehmen Sie hier bitte ohne Rücksprache mit dem Support keine Änderungen vor.

-> Währungen

In diesem Teil der Einstellungen können Sie für verschiedene Währungen den Kurs und die Gültigkeitsdauer hinterlegen. Diese Tabelle hat keinen Zugriff auf irgendwelchen im Internet verfügbaren Währungstabellen.

-> CAMT/MT940-Regeln

Hier legen Sie die zu verwendenden Regeln zur Bearbeitung Ihrer Bankauszüge fest bzw. verwalten diese. In der Maske der Bankbelegsverarbeitung können Sie die Regeln ebenfalls festlegen (wird empfohlen).

-> CAMT/MT940-Bankkonten

In diesem Teil der Einstellungen legen Sie fest, welche Konten für die Bankbelegverarbeitung verwendet werden.

-> VA-Import

In diesem Bereich definieren Sie die VA-Import-Regeln. Ohne diese ist eine VA-Importverbuchung nicht möglich.